Votre entreprise a-t-elle du mal à gérer le volume et la complexité des documents numériques et physiques qu’elle doit conserver? Pour des milliers d’entreprises, la réponse est un oui retentissant. Vous êtes tenu, pour des raisons opérationnelles et de conformité, de conserver les documents de manière systématique, accessible et conforme à des normes strictes en matière de sécurité de l’information et de confidentialité.
Cependant, la gestion manuelle des documents est coûteuse, inefficace, chronophage et sujette aux erreurs; c’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers un système de gestion des documents électroniques.
Un système de gestion des documents électroniques aide les entreprises à atteindre leurs objectifs opérationnels et de conformité plus facilement et efficacement, tout en réduisant le coût de la gestion des documents. Mais quel est le bon système de gestion des documents pour votre entreprise? Dans cet article, nous explorons cinq fonctionnalités de gestion des documents électroniques que vous devriez évaluer avant de prendre votre décision.
Les systèmes de gestion des documents électroniques sont une solution logicielle permettant de gérer le cycle de vie des documents, de l’ingestion et de l’entreposage à la disposition. Ils offrent un entreposage et un accès sécurisés tout en automatisant certains des aspects les plus complexes de la gestion conforme des documents, comme le cryptage, les rapports de chaîne de possession, les recherches de documents et la destruction sécurisée des documents.
Les entreprises devraient s’attendre à ce que leurs systèmes de gestion des documents électroniques offrent un processus sans friction pour la collecte des documents numériques et physiques. Cela inclut des options permettant de numériser des documents physiques immédiatement ou selon les besoins ainsi que des options de livraison de copies papier ou numériques dans des délais courts. Outre le stockage des documents, un système de gestion des documents électroniques doit également offrir des interfaces Web intuitives pour l’accès, la recherche et la génération de rapports.
Les systèmes de gestion des documents électroniques varient considérablement sur les plans de la sophistication, de la convivialité et des outils qu’ils fournissent. Si votre entreprise envisage d’adopter un système de gestion des documents, nous vous recommandons de rechercher ces cinq caractéristiques indispensables et de poser des questions à ce sujet aux fournisseurs potentiels.
De nombreuses violations de données parmi les plus importantes se sont produites parce que les documents n’étaient pas stockés de manière sécurisée. Les données sensibles sont précieuses pour les criminels, et ils exploiteront toute faille de sécurité pour accéder aux données et les exfiltrer. Une faille de sécurité peut être aussi simple que d’oublier de verrouiller un classeur contenant des dossiers médicaux ou aussi complexe qu’une mauvaise configuration des autorisations d’accès et du chiffrage du stockage infonuagique.
Un système de gestion des documents électroniques protège les utilisateurs contre ce type d’erreurs. La solution choisie doit offrir une sécurité physique de classe mondiale, un chiffrage des données à la pointe du secteur, tant au repos qu’en transit, et des journaux d’accès pour que vous sachiez qui a accédé à vos données et quand.
L’entreposage sécurisé des informations sensibles n’est qu’un des éléments d’un système complet de gestion des documents. Vos employés doivent également pouvoir accéder rapidement et efficacement aux documents afin de faciliter les opérations commerciales et de satisfaire aux exigences en matière d’audit et de rapports. De plus, l’accès doit être étroitement contrôlé par un système de gestion des identités et des accès qui permet aux organisations d’attribuer des autorisations granulaires aux utilisateurs autorisés.
Lors de l’évaluation des systèmes de gestion des documents électroniques, assurez-vous qu’ils offrent une interface intuitive avec des outils permettant de rechercher et d’ajouter des documents, de demander la livraison de documents et de générer des rapports.
La conformité réglementaire est l’un des plus grands défis de la gestion des documents auxquels les entreprises sont confrontées. Les données sensibles sont assujetties à de nombreuses normes réglementaires assorties d’exigences rigoureuses, notamment l’HIPAA, la FERPA, la FACTA et le SOX, ainsi que bien d’autres. Les règles diffèrent selon le type de données et changent fréquemment.
Votre système de gestion des documents électroniques devrait pouvoir vous aider à respecter les réglementations pertinentes tout au long du cycle de vie des documents, avec des fonctionnalités comme la gestion de la chaîne de possession et la production de rapports connexes, les calendriers de conservation et de destruction des documents ainsi que des systèmes de stockage numérique et de livraison de documents conformes.
La façon dont vous éliminez les documents est tout aussi importante que la façon dont vous les conservez. Les normes réglementaires obligent les entreprises à conserver les documents pendant une période déterminée, après quoi ils doivent être déclassés en toute sécurité. La méthode utilisée pour détruire les documents dépend de leur forme, qu’ils soit physiques, stockés sur une plateforme infonuagique, ou sur des bandes et des disques durs.
Lorsque vous recherchez un fournisseur de solutions de gestion des documents électroniques, n’oubliez pas de vous renseigner sur les calendriers de conservation des documents et leur destruction sécurisée. Vous devriez vous attendre à ce qu’ils proposent des services de déchiquetage ponctuels et planifiés pour les documents papier ainsi que la destruction sécurisée de divers supports de stockage numériques.
Votre entreprise utilise déjà une gamme de solutions pour créer et gérer des documents. Vous ne devriez pas avoir à passer à un système entièrement nouveau pour mettre en œuvre une gestion conforme des documents. Le système de gestion des documents devrait plutôt s’adapter à vos processus existants. Par exemple, si vous utilisez Microsoft Office 365 ou DocuSign, veillez à demander aux fournisseurs si leurs systèmes de gestion des documents électroniques s’intègrent à ces produits pour fournir une gestion complète des documents dans le cadre de vos processus existants.
Nous nous sommes concentrés sur cinq des caractéristiques essentielles que doivent posséder les systèmes de gestion des documents électroniques, mais nous aurions pu en inclure beaucoup d’autres, comme la livraison prioritaire des documents électroniques et physiques, les services de numérisation à la demande et un emplacement physique à proximité de vos bureaux.
Si vous êtes à la recherche d’un système de gestion des documents électroniques qui combine toutes ces caractéristiques et bien plus encore, découvrez nos services de gestion des documents et solutions d’entreposage des documents ou contactez un spécialiste de la gestion des documents dès aujourd’hui.
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