Like water is to life on earth, data is essential to today’s businesses. Every day it flows in from operations and out to multiple databases and clouds, where it’s filtered, analyzed, and used throughout the enterprise.
The insights data generates can be priceless—but only if people can find them and put them to good use. And that’s tough to do, because the information flow has becomes a flood, with over 402 terabytes of data created each day, or 147 zettabytes each year. Complicating the picture, most data is contained in unstructured formats like emails, chats, PDFs, text messages, and videos. That means it can’t be analyzed by traditional systems, making it difficult to understand, secure, and integrate into business functions.
Comme l’eau est essentielle à la vie sur terre, les données sont indispensables aux entreprises d’aujourd’hui. Chaque jour, elles affluent des opérations vers de multiples bases de données et nuages, où elles sont filtrées, analysées et utilisées dans toute l’entreprise.
Les informations générées par les données peuvent être inestimables, mais seulement si les gens peuvent les trouver et les utiliser efficacement. Et c’est difficile à faire, car le flux d’informations est devenu un déluge, avec plus de 402 téraoctets de données créés chaque jour, soit 147 zettaoctets chaque année. Pour compliquer les choses, la plupart des données sont contenues dans des formats non structurés, comme les courriels, les discussions, les fichiers PDF, les messages texte et les vidéos. Cela signifie qu’elles ne peuvent pas être analysées par les systèmes traditionnels, ce qui les rend difficiles à comprendre, à sécuriser et à intégrer dans les fonctions commerciales.
En conséquence, les travailleurs du savoir sont submergés de données, et 47 % d’entre eux ont du mal à trouver les informations nécessaires pour accomplir leur travail efficacement, selon Gartner. Les données qu’ils trouvent sont souvent obsolètes ou truffées d’erreurs, ce qui les conduit à des conclusions erronées. Trente-deux pour cent des personnes interrogées dans le cadre de l’étude Gartner ont déclaré avoir pris une mauvaise décision parce qu’elles n’avaient pas accès aux bonnes données.
Pour améliorer la prise de décision et la productivité, et garantir que les données de l’entreprise sont unifiées, sécurisées et conformes, les entreprises doivent trouver un moyen de maîtriser le déluge numérique. Mais compte tenu des volumes massifs d’informations qui affluent aujourd’hui, comment est-ce possible?
Le processus est moins intimidant que vous ne le pensez. La solution nécessite un système de gestion de contenu efficace et universel, une gouvernance des données simplifiée et un partage des connaissances synchronisé.
La plupart des organisations disposent de dépôts numériques centraux, de systèmes de classement papier, ou des deux, pour contenir et gérer le contenu. Cependant, ces systèmes n’ont pas été conçus pour les vastes volumes d’informations qui circulent aujourd’hui. Ils ne sont pas évolutifs, ne s’adaptent pas facilement aux changements et n’ont pas la capacité de catégoriser finement les données, ce qui oblige les utilisateurs à chercher une aiguille dans une botte de foin parmi une multitude de résultats non pertinents.
Des outils de gestion de contenu plus intelligents peuvent résoudre ces problèmes, permettant aux employés d’obtenir rapidement les informations dont ils ont besoin et de travailler plus efficacement.
Les métadonnées constituent l’un des outils les plus importants de gestion du contenu. Souvent appelées « données sur les données », les balises de métadonnées associent des informations importantes au contenu, comme la date de création, l’historique des versions, le format de fichier, le nom du projet associé, etc. En fournissant un contexte aux documents, les métadonnées facilitent l’automatisation des processus.
Les avantages des métadonnées pour les travailleurs du savoir sont amplifiés lorsque l’information est indexée et organisée en harmonie avec les flux de travail. Vous pouvez commencer l’indexation en utilisant des solutions d’indexation de fichiers, qui analysent et cataloguent des documents et d’autres contenus non structurés pour les rendre consultables par une interface centrale dotée d’IA.
Lorsqu’elle est soutenue par un système efficace de métadonnées et d’indexation, la recherche améliorée par l’IA ne se contente pas d’utiliser des mots-clés, elle comprend le contexte, ce qui permet aux employés de rechercher des informations en langage naturel. Il en résulte une meilleure expérience de recherche pour tous et une productivité accrue dans toute l’organisation.
En plus d’aider les travailleurs du savoir à trouver des informations, les balises de métadonnées peuvent contribuer à appliquer les politiques de conservation des données, les cadres de conformité spécifiques au secteur et vos propres règles internes d’accès et de gouvernance. L’établissement de balises de métadonnées normalisées permet d’éviter les lacunes en matière de sécurité et de conformité, en garantissant que tous les services et équipes suivent les mêmes règles.
Le marquage des métadonnées permet également de rationaliser les pratiques d’archivage et de conservation des données. Assurer l’élimination des documents au moment opportun permet non seulement d’améliorer l’efficacité et la conformité, mais aussi de réduire les coûts d’entreposage. L’automatisation de la conformité est particulièrement précieuse lors des audits, lorsque les journaux de données prouvent sans effort que vos contrôles sont appliqués.
Vous pouvez également automatiser vos propres règles de gouvernance des données et procédures commerciales, comme le routage et les approbations, en définissant comment les données sont recueillies, consultées, stockées, partagées et sécurisées. À l’ère du développement rapide d’applications et de l’informatique fantôme, l’automatisation et la centralisation sont essentielles pour que vos informations soient à la fois faciles à trouver et sécurisées.
Les professionnels de la gouvernance de l’information (IG) et de la conformité comprennent l’importance d’une stratégie coordonnée pour les informations organisationnelles qui équilibre les risques et les avantages. Cependant, transmettre cette importance aux partenaires commerciaux peut être un défi. Regardez…
Le partage des connaissances aide les équipes à assimiler de nouvelles informations et à prendre de meilleures décisions. Lorsque tout le monde est sur la même longueur d’onde, la collaboration devient une séance de remue-méninge, générant une excitation qui mène à des idées novatrices. Mais lorsque les informations sont enfermées dans des silos, la gestion des données devient une tâche frustrante, et la collaboration s’enlise. Lorsque les employés prennent leur retraite ou changent d’emploi, les connaissances institutionnelles peuvent être perdues à jamais, ce qui amène les équipes à perdre du temps à réinventer la roue au lieu de se baser sur les solutions existantes.
C’est pourquoi il est important d’intégrer les plateformes de collaboration à vos dépôts de contenu. Ainsi, tout le monde a un accès sécurisé aux mêmes informations à jour. À mesure que de nouvelles connaissances sont créées dans le cadre du travail quotidien, elles sont stockées dans le dépôt et préservées lorsque les personnes quittent l’entreprise, offrant une source d’apprentissage continue et dynamique. Grâce au balisage et à l’indexation des métadonnées, ces connaissances deviennent plus faciles à trouver et à partager au sein de l’organisation.
Les gestionnaires doivent encourager le partage, en montrant l’exemple et en récompensant les employés qui apportent des informations précieuses par des félicitations ou des récompenses. Créer une culture où l’information circule librement rendra l’organisation plus flexible et adaptable, ce qui constitue un avantage concurrentiel important à une époque où les changements s’accélèrent.
Le déluge numérique ne montre aucun signe de ralentissement, mais en organisant l’information avec des outils de gestion de contenu, en assurant la conformité et la sécurité grâce à la gouvernance des données, et en partageant les connaissances au-delà des silos, vous pouvez transformer ses ravages en un flux fiable de connaissances et d’innovation.
Access peut vous aider. En tant que partenaire de gestion du cycle de vie complet, nous fournissons des solutions de métadonnées et d’indexation qui facilitent la recherche et le partage des informations, ainsi que des outils et une expertise en conformité pour garantir que la gouvernance n’est pas seulement une théorie, mais une pratique quotidienne.
N’est-il pas temps de faire en sorte que le déluge numérique travaille pour vous, plutôt que contre vous? Contactez-nous pour vous aider à démarrer dès aujourd’hui!
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