Cinq facteurs clés pour assurer l’efficacité de la stratégie de gestion de l’information

Chaque jour, les organisations accumulent un volume étonnant d’informations, et ce rythme ne fait que s’accélérer. Avec un volume global de données numériques qui devrait atteindre 181 zettaoctets en 2025, les organisations d’aujourd’hui sont confrontées à un raz-de-marée d’informations qui peuvent soit les submerger, soit leur donner des moyens d’action. (À titre de référence : un zettaoctet = un trillion de gigaoctets!)

Cela signifie que le rôle d’un professionnel de la gestion des documents deviendra de plus en plus important et complexe. Sans un plan clair pour gérer toutes ces données, des informations essentielles peuvent être perdues, la conformité peut être menacée, et les décisions commerciales peuvent en pâtir.

Chez Access, nous avons constaté que les organisations qui réussissent sont celles qui considèrent la gestion de l’information comme un processus holistique et stratégique, et non comme une simple tâche administrative. En regroupant l’entreposage, la gouvernance, la conservation et la disposition sécurisée des documents dans un programme unifié, vous pouvez protéger vos données tout en créant une véritable valeur commerciale.

Voici cinq facteurs clés qui constituent la base d’une stratégie efficace de gestion de l’information, conçue pour aider les organisations à transformer la vague de données en un avantage stratégique.

1. Gouvernance de l’information : gérer l’ensemble du cycle de vie

La gouvernance de l’information fournit la structure qui assure la cohérence, la sécurité et l’utilisabilité des données. Elle définit la manière dont les informations sont collectées, entreposées, consultées et déclassées dans l’ensemble de l’organisation.

Lorsque tout le monde suit le même cadre de gouvernance, les informations restent exactes et fiables. Avec les bons outils et technologies en place, le respect et l’application de ces règles deviennent fluides, ce qui garantit la conformité, la protection des données et la simplification de la déclaration des documents.

Mesures à prendre :

• Définir des règles claires pour la création, l’entreposage et la consultation de l’information.
• Établir des politiques à l’échelle de l’organisation pour la classification et le marquage des métadonnées.
• Vérifier régulièrement le respect des politiques de gouvernance et les mettre à jour en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.

2. Calendriers de conservation : Renforcer la visibilité et la conformité

L’épine dorsale d’un programme de gestion des documents et de l’information défendable est un calendrier de conservation solide, qui définit la durée de conservation des documents et le moment où ils peuvent être déclassés en toute sécurité. Il doit tenir compte de tous les types de documents, qu’ils soient numériques, physiques ou tout ce qui se trouve entre les deux. La conversion des documents ainsi que la migration des données d’une plateforme informatique, d’un dispositif de stockage ou d’un support à un autre doivent également être prises en compte lors de l’élaboration de votre stratégie de conservation.

Un programme de conservation bien conçu comprend un ensemble optimisé de regroupements fonctionnels et de définitions de séries de documents, une correspondance entre les références juridiques et chaque type de document, ainsi qu’une gestion des métadonnées permettant de suivre les documents tout au long de leur cycle de vie. Un consultant expérimenté peut vous guider dans la création d’une stratégie de conservation personnalisée pour votre organisation.

Mesures à prendre :

• Mapper tous les types de documents (documents physiques, documents numériques, courriels et documents collaboratifs).
• Suivre automatiquement les nouvelles informations à l’aide de métadonnées ou de balises.
• Révisez régulièrement votre calendrier de conservation pour vous assurer qu’il est conforme aux changements réglementaires et à l’évolution des besoins de l’entreprise.

3. Sécurité des données : la prévention commence par une stratégie

La sécurité et la conformité vont de pair. Une stratégie solide de gestion de l’information limite les données sensibles aux systèmes gérés, réduisant ainsi le risque de violations et d’amendes coûteuses.

Les politiques bien définies, les contrôles d’accès et les processus cohérents protègent à la fois votre organisation et les informations de vos clients, ce qui préserve la confiance et minimise l’exposition.

Mesures à prendre :

• Limiter les données sensibles aux systèmes gérés avec des contrôles d’accès.
• Mettre en œuvre l’authentification multifactorielle et le chiffrage pour les documents numériques.
• Surveiller l’accès aux données et établir des protocoles de réponse en cas de violation.

4. Accessibilité : des informations qui travaillent pour vous

Localiser un document spécifique dans des disques partagés ou des classeurs ne devrait pas ressembler à chercher une aiguille dans une botte de foin. Les employés autorisés doivent pouvoir accéder rapidement et en toute sécurité aux données dont ils ont besoin, que ce soit pour des audits, des découvertes légales ou des opérations quotidiennes.

Les systèmes d’entreprise modernes rendent cela possible en intégrant les fonctions d’entreposage, d’accès et de conservation dans une source unique de référence. Cette efficacité se traduit directement par de meilleurs résultats pour l’entreprise.

Mesures à prendre :

• Organiser les données de manière logique avec des index et des métadonnées consultables.
• Assurer l’intégration entre les systèmes afin d’éviter les silos d’information.
• Former le personnel à utiliser efficacement et en toute sécurité les systèmes de recherche.

5. Disposition : Boucler la boucle de l’information

Un processus de destruction clair, aligné sur vos calendriers de conservation, réduit les risques juridiques et libère un espace d’entreposage précieux.

Travailler avec une entreprise certifiée NAID AAA spécialisée dans le déchiquetage de papier, de disques durs et d’autres supports garantit que tous les documents parviennent à leur destination de manière sûre et cohérente. Sinon, vous risquez de vous retrouver dans une situation comme celle de Morgan Stanley en 2022, qui a été condamnée à une amende de 35 millions de dollars pour ne pas avoir correctement disposé des disques durs et des serveurs contenant des renseignements personnels (PII) de 15 millions de clients. La banque avait engagé un fournisseur inexpérimenté pour mettre les appareils hors service, mais l’entreprise les a plutôt vendus sans retirer les données personnelles non chiffrées qu’ils contenaient.

Mesures à prendre :

• Établir un processus pour détruire les documents à la fin de leur cycle de vie.
• Vérifier correctement les antécédents de votre fournisseur de services de déchiquetage et surveiller son travail.
• Documenter les activités de disposition pour prouver la conformité et réduire le risque juridique.

Conclusion

Chaque élément de la gestion de l’information – gouvernance, conservation, accès, sécurité et destruction – soutient les autres. Ensemble, ils forment un cycle de vie complet qui transforme l’information d’un fardeau en un atout pour l’entreprise.

Avec la mise en place d’une stratégie réfléchie, l’information cesse d’être un défi et devient un avantage concurrentiel. Pour découvrir des outils pratiques, des idées et des ressources permettant d’élaborer un plan efficace de gestion du cycle de vie de l’information, consultez ces ressources.

Pour les organisations prêtes à passer à l’étape suivante, Access constitue un partenariat inégalé pour aider à planifier et à mettre en œuvre un programme de gestion de l’information sur mesure. Avec plus de 20 ans d’expertise et des solutions technologiques innovantes, nous veillons à ce que vos informations soient gérées de manière transparente à chaque étape, des documents papier et des boîtes d’entreposage aux fichiers numériques et au-delà. Contactez-nous dès aujourd’hui pour commencer à élaborer une stratégie qui renforce votre entreprise dès maintenant et pour l’avenir.