Cinq tendances des technologies de l’information qui ont des répercussions sur la gestion des documents
Les technologies de l’information (TI) évoluent constamment. Il n’y a pas si longtemps, un ordinateur était assez gros pour remplir une pièce entière, alors que maintenant, beaucoup d’entre nous peuvent travailler sur un ordinateur portable depuis le confort du canapé de leur salon.
Avec le rythme rapide des avancées technologiques, il n’est pas surprenant que le secteur de la gestion des documents connaisse également des changements importants. Dans ce blogue, nous explorerons cinq des dernières tendances en matière de TI ainsi que leurs répercussions sur la gestion des documents.
L’infonuagique est l’une des tendances informatiques les plus importantes qui a révolutionné les méthodes de gestion des documents. Grâce à l’infonuagique, les documents peuvent être stockés dans un emplacement central accessible depuis n’importe où avec une connexion internet. Cela a amélioré la collaboration, augmenté la productivité et réduit les coûts associés aux méthodes traditionnelles d’entreposage des documents. De plus, l’infonuagique a facilité la tâche de gestion de la conformité avec les exigences réglementaires des gestionnaires de documents, car les documents peuvent être facilement audités et suivis.
L’intelligence artificielle (IA) fait partie des tendances en matière de TI qui transforment le secteur de la gestion des documents. Les outils d’IA peuvent analyser de grandes quantités de données, définir des modèles et fournir des informations qui aident les organisations à prendre des décisions éclairées. Par exemple, les logiciels propulsés par l’IA peuvent aider les gestionnaires de dossiers à repérer les doublons, à classer les documents et à automatiser les calendriers de conservation et de disposition des documents. Cela a permis d’améliorer l’efficacité et l’exactitude des processus de gestion des documents.
Plus de 3,5 quintillions d’octets de données sont créés chaque jour. Avec une quantité de données aussi incroyablement énorme générée, les gestionnaires de documents doivent trouver des moyens d’extraire des informations significatives de ces données. Les outils d’analyse des données peuvent aider les gestionnaires de documents à analyser de grandes quantités de données afin de repérer les tendances en matière de TI, les modèles et les anomalies. Cela peut aider les organisations à prendre de meilleures décisions et à améliorer leurs processus de gestion des documents.
Les appareils mobiles ont beaucoup évolué depuis l’époque des téléphones pliables. Aujourd’hui, en ce qui concerne les tendances en matière de technologies de l’information, de nombreux employés considèrent leurs téléphones et tablettes comme essentiels pour le travail. Avec l’augmentation de la main-d’œuvre mobile, les gestionnaires de documents doivent trouver des moyens de s’assurer que les documents sont accessibles à partir d’appareils mobiles tout en maintenant la sécurité et la conformité. La prévalence du modèle Apportez votre propre appareil (BYOD) sur le lieu de travail rend ce défi encore plus difficile à relever. Plus de deux tiers des employés utilisent leurs propres appareils au travail, mais seulement 53 % d’entre eux déclarent que leur organisation dispose d’une politique clairement définie autorisant l’utilisation de ces appareils.
La technologie de la chaîne de blocs, un registre numérique décentralisé qui peut être utilisé pour enregistrer des transactions en toute sécurité, est relativement nouvelle en ce qui concerne les tendances des technologies de l’information, mais elle a le potentiel d’avoir des effets considérables sur la gestion des documents. Les gestionnaires de documents peuvent l’utiliser pour garantir l’authenticité et l’intégrité des documents. Par exemple, la technologie de la chaîne de blocs peut être utilisée pour suivre la chaîne de possession des documents et s’assurer que les documents n’ont pas été falsifiés.
L’évolution rapide des TI a entraîné des changements significatifs dans le secteur de la gestion des documents. L’adoption de l’infonuagique, de l’intelligence artificielle, de l’analyse des données, des appareils mobiles et de la technologie de la chaîne de blocs a révolutionné la manière dont les documents sont entreposés, analysés et gérés. Ces tendances en matière de technologies de l’information ont amélioré l’efficacité, l’exactitude, la productivité et la conformité dans le domaine de la gestion des documents. Alors que les TI continuent de progresser, il est essentiel que les gestionnaires de documents se tiennent informés des dernières tendances informatiques et s’adaptent en conséquence, afin de garantir une gestion correcte des documents.
Pour en savoir plus sur une autre tendance en matière de TI qui façonne les processus de gestion documentaire, le traitement intelligent des documents (TID), regardez notre webinaire : Permettre l’automatisation de bout en bout des processus de travail :l’IDP fait le gros du travail (commandité par AIIM).
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