La croissance excessive des données est une préoccupation majeure dans le secteur des soins de santé, qui devrait générer 10 000 exaoctets de données rien qu’en 2025. Chaque examen, résultat de test et note clinique s’ajoute à la montagne numérique, ce qui rend absolument nécessaire pour les organismes de soins de santé de maîtriser la conservation et la disposition.
En l’absence de stratégies de conservation et de disposition appropriées, cette montagne numérique ne fera que croître, et il sera éventuellement impossible d’en voir le sommet. Les organismes de santé se retrouvent avec des coûts d’entreposage inutiles, une exposition juridique et des inefficacités qui peuvent entraver la prestation des soins.
Les dossiers médicaux, autrefois sur papier, aujourd’hui en grande partie électroniques, constituent la base des soins aux patients. Ils contiennent des diagnostics, des traitements, des résultats de laboratoire et des antécédents qui suivent le patient tout au long de sa vie. Lorsqu’ils sont gérés correctement, ils permettent ce qui suit :
Cependant, lorsque les organisations conservent des documents au-delà de leur période de conservation, la surcharge de données commence à s’installer. Au fil du temps, les fichiers inutiles s’accumulent, les systèmes ralentissent, et les documents essentiels deviennent plus difficiles à localiser, enterrés sous une montagne numérique d’informations obsolètes.
Alors, combien de temps les dossiers médicaux doivent-ils être conservés?
La conservation des données de santé est régie par un cadre complexe de réglementations fédérales et nationales, dont la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) constitue le cœur. Promulguée en 1996, l’HIPAA a modernisé la gestion des informations sur les patients et établi des normes nationales pour la protection des données sensibles sur la santé. Elle exige des organismes de soins de santé et de leurs partenaires commerciaux qu’ils mettent en œuvre des garanties assurant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations de santé protégées.
Avant l’HIPAA, il n’existait pas de normes universelles concernant la manière dont les dossiers médicaux des patients étaient conservés, sécurisés ou consultés. La loi a changé cela : elle impose des procédures claires et une obligation de rendre des comptes, tout en laissant aux organisations la possibilité de concevoir des systèmes adaptés à leur taille et à leur complexité. Pour rester en conformité, les entités concernées doivent :
En 2009, la loi HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health) a renforcé l’HIPAA en augmentant les exigences de sécurité des dossiers de santé électroniques (DSE), en élargissant les obligations de notification en cas de violations et en augmentant de manière significative le montant des pénalités.
Le non-respect de l’HIPAA peut être coûteux, et les pénalités s’accumulent rapidement. Les amendes par infraction vont d’environ 141 $ à 71 162 $, les infractions non corrigées les plus graves étant passibles d’une amende annuelle de plus de 2 millions de dollars (en 2025).
Par exemple, une seule organisation reconnue en infraction pour 20 dossiers d’informations de santé protégées distincts, même avec une pénalité modérée de 14 000 $ par infraction, pourrait se voir infliger des amendes d’un montant total de près de 280 000 $. Les infractions commises par plusieurs services ou les incidents multiples peuvent faire grimper le montant total des amendes à des centaines de milliers, voire à des millions de dollars. Au-delà des sanctions financières, la non-conformité érode la confiance des patients et nuit à la réputation de l’organisation.
Comme indiqué précédemment, la conservation des données de santé est régie par un cadre complexe de réglementations fédérales et nationales. Vous devez donc savoir comment les exigences en matière de conservation des données varient selon la réglementation et le type d’enregistrement :
Toutes ces exigences en matière de conservation des données sur les soins de santé et les sanctions qui en découlent rendent essentiel le maintien (et le suivi) d’un calendrier de conservation des dossiers à jour et exact. Celui-ci garantit que les organisations conservent les données nécessaires à la conformité tout en minimisant les informations excédentaires qui peuvent encombrer les systèmes et compliquer les opérations.
Bien que les dossiers médicaux électroniques aient révolutionné les soins aux patients, ils ont également rendu la gestion de l’information plus complexe. La plupart des systèmes de DSE sont conçus pour une utilisation clinique active, et non pour la conservation à long terme ou la disposition conforme des données. Au fur et à mesure que les systèmes évoluent et que les dossiers s’accumulent, les organisations de soins de santé sont confrontées au défi permanent de maintenir l’accessibilité sans être écrasés par une montagne de données.
C’est là qu’Access intervient. Grâce à son expertise en migration et en archivage des anciens DSE, en création et en mise à jour de calendriers de conservation des dossiers,
et en destruction sécurisée des dossiers papier et des disques durs, Access aide les organisations de soins de santé à prendre le contrôle de l’ensemble du cycle de vie des informations. En consolidant les données des systèmes existants, en archivant en toute sécurité ce qui est nécessaire et en disposant du reste, votre organisation peut réduire l’encombrement numérique, améliorer la conformité et faciliter la recherche des documents qui comptent vraiment, ceux qui soutiennent les soins aux patients.
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