S’y retrouver dans la disposition des documents peut être une tâche ardue. Après tout, vous devez prendre en compte les implications juridiques et financières de votre décision de conserver ou d’éliminer certains documents.
Vous devez avoir une compréhension approfondie des documents qu’il est légalement obligatoire de conserver (et pendant combien de temps), et savoir quand – ou même si – leur disposition est requise.
Nous discuterons de quatre facteurs clés qui peuvent guider votre prise de décision en matière de disposition des documents. Ce guide vous aidera à déterminer s’il convient de détruire ou d’archiver un document et à élaborer un plan efficace de disposition des documents qui respecte les normes de conformité et vous laisse le contrôle sur tous vos documents.
La première étape consiste à établir un calendrier complet de conservation et de disposition des documents. Il est impossible de savoir ce qui devrait se passer à la fin de la vie d’un document si l’on ne connaît pas la durée de cette période. Un calendrier de disposition des documents vous aidera à établir des lignes directrices claires sur la durée de conservation des différents documents, ainsi qu’à fournir des conseils sur la manière d’entreposer, de maintenir et de gérer ces documents au fil du temps.
Il est important de s’assurer que les obligations légales liées à la conservation des documents sont respectées, c’est pourquoi il est essentiel de se renseigner sur les réglementations applicables. Il s’agit notamment de toutes les réglementations ou normes spécifiques au secteur liées aux documents entreposées, comme le RGPD en Europe ou l’HIPAA aux États-Unis.
Vous ne savez pas par où commencer pour établir un calendrier de conservation et de disposition des documents? Voici des informations supplémentaires qui peuvent vous aider : Les calendriers de conservation des documents : ce qu’ils contiennent, comment en élaborer un et plus encore!
Incluez des plans de disposition ou d’archivage dans votre calendrier de disposition et de conservation des documents. Lorsque les informations deviennent obsolètes ou ne sont plus nécessaires, elles doivent être déclassées en toute sécurité selon les protocoles établis ou archivées de manière sécurisée si la loi l’exige. Cela peut s’avérer compliqué, car même une entreprise nationale basée aux États-Unis peut être soumise à de 15 000 à 20 000 réglementations en matière de conservation.
Si un document ou un enregistrement a une valeur historique, vos plans de disposition des documents doivent inclure un transfert de propriété à vos archives. Si un document est envoyé aux archives, la période de conservation est indéfinie, et il doit y être conservé en permanence.
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Créer une politique de disposition des documents défendable exige de s’assurer que les plans de disposition de votre calendrier de conservation sont complets. Même les calendriers établis de conservation et de disposition des documents peuvent être difficiles à gérer. Vous devez tenir compte des situations qui peuvent vous amener à conserver un document plus longtemps que ne le prévoit votre politique, ce qui peut être nécessaire d’un point de vue juridique. Il vous suffira de prévoir dans votre politique des aménagements pour documenter une raison de la conservation du document.
Par exemple, les documents concernant un employé licencié doivent être conservés pendant 40 ans, même si ces documents peuvent contenir des informations de santé protégées qui devraient être détruites bien plus tôt. Avec un calendrier de conservation qui tient compte de cette divergence, vous resterez en conformité.
« Si vous conservez des dossiers trop longtemps, ça devrait être pour des raisons professionnelles, a souligné Omero Banuelos, avocat-conseil principal chez Access durant un précédent webinaire. Ça devrait être consigné et faire partie de votre calendrier de conservation; une période de conservation doit être attribuée. »
Attention toutefois : si les informations sont conservées plus longtemps que ne le prévoit votre politique et qu’il n’y a pas de documentation appropriée sur la raison de la prolongation de la période de conservation, il peut y avoir des amendes et des risques.
Examinez régulièrement les calendriers de conservation et de disposition des documents et mettez-les à jour en conséquence pour tenir compte de l’évolution des besoins et des réglementations, ainsi que pour garantir le respect de toutes les lois applicables. Il peut sembler plus facile d’avoir une politique générale qui dit de tout conserver pour toujours, mais avec l’évolution constante des lois sur la protection de la vie privée, ce n’est plus une option. Conserver des documents plus longtemps que la loi ne l’exige expose votre organisation à des risques inutiles, en particulier lors d’une procédure de divulgation en cas de litige ou de violation de données.
Pour se tenir au courant de l’évolution constante des lois et des règlements relatifs à la disposition des documents, votre organisation peut envisager d’utiliser un outil qui effectue des recherches juridiques pour vous.
Pour en savoir plus sur ce sujet, consultez Créer un programme de GID à partir de zéro – Disposition :archiver ou détruire, réexamen des préservations. Vous y verrez des experts discuter des Principes de gestion des documents généralement acceptés (GARP) en ce qui concerne la disposition des documents.
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