Approfondissement de quatre défis de gestion des documents propres au secteur de l’énergie
Lors d’un récent webinaire, Des plateformes pétrolières à la tenue de registres :aborder la gestion des données dans le secteur de l’énergie, notre panel d’experts en gestion des documents et de l’information – Brian Accrocco d’Occidental Petroleum Corporation (OXY), Adam Holland de Diamondback Energy inc. et Wendy McClain de Valero Energy Corporation – a partagé ses expériences et ses points de vue sur la gestion des documents dans le secteur de l’énergie.
Dans ce billet du blogue, nous examinerons quatre des défis définis et partagerons les pratiques exemplaires pour les surmonter.
Les délais de conservation extrêmement longs étant la norme pour les entreprises du secteur de l’énergie, il n’est pas étonnant que les gestionnaires de documents de ce secteur soient débordés par la gestion d’une vaste quantité de documents, d’informations et de données. Qu’il s’agisse de données héritées obtenues à la suite d’une fusion ou d’une acquisition, de relevés de terrain ou de fichiers de puits, les types d’informations qui doivent être gérés et conservés exigent une gestion diligente des documents.
Wendy McClain a expliqué que la gestion efficace de cette montagne d’informations requiert un travail d’équipe, une collaboration et la capacité d’échanger des informations ou des pratiques exemplaires avec le réseau de collègues dans d’autres entreprises. N’essayez pas de tout faire seul!
Cependant, même avec l’aide de collègues, la quantité de données peut toujours être difficile à gérer. Brian Accrocco a recommandé de commencer par définir où les informations sont stockées. Qu’il s’agisse de documents physiques entreposés sur site ou hors site, de documents numérisés, de données patrimoniales ou d’informations sur Teams et SharePoint, vous devez savoir où ils sont entreposés afin de les gérer correctement.
Souvent, les systèmes hérités ne communiquent pas entre eux ni avec des systèmes plus modernes, ce qui les rend lourds à utiliser. Cependant, ils sont souvent maintenus en service parce que les documents qu’ils contiennent doivent être conservés pendant une longue période, et il semble impossible de les transférer vers un système plus moderne sans compromettre la sécurité et la confidentialité. Cette situation rend la modernisation extrêmement difficile.
Brian Accrocco a expliqué pourquoi OXY met en œuvre un nouveau système de gestion des documents plus moderne et met l’ancien hors service. « Nous pourrons non seulement conserver des métadonnées sur tous nos documents physiques, mais nous pourrons aussi appliquer nos règles de conservation aux documents électroniques. » Cela réduira considérablement le temps nécessaire pour localiser un document et permettra à OXY de disposer plus efficacement des fichiers numériques.
Si votre organisation doit réaliser un projet similaire, Access Unify facilite la mise hors service des systèmes hérités et l’extraction des documents, du contenu et des enregistrements tout en maintenant la sécurité et la conformité réglementaires.
Adam Holland a constaté que dans le secteur de l’énergie, la gestion des documents ne se limite pas aux fichiers papier et numériques. « Nous devons inclure le stockage des carottes et l’information sur les carottes, ce qui ne serait normalement pas considéré comme de la gestion de documents. Nous pensons aux fichiers papier ou électroniques, mais nous sommes désormais amenés à gérer la roche en tant que telle. »
Lorsqu’il s’agit d’échantillons carottés, il est crucial de trouver un partenaire d’entreposage hors site capable de manipuler et d’entreposer ces échantillons lourds, fragiles et parfois odorants. De plus, assurez-vous que votre partenaire d’entreposage hors site est en mesure de saisir les données personnalisées associées aux échantillons, d’appliquer des métadonnées et d’autres méthodes d’identification, et qu’il dispose d’installations à environnement contrôlé.
Que se passe-t-il lorsque vous n’avez plus besoin de conserver une carotte? Comment en disposer? Lors du webinaire, Brian a raconté que son entreprise a fait don d’échantillons à une organisation agente, lui permettant ainsi de maintenir la valeur scientifique et l’accessibilité des échantillons tout en les retirant de ses dossiers d’entreposage.
La collaboration avec les services des technologies de l’information et juridiques est essentielle pour assurer une gestion efficace des documents. Lorsque les services des TI et de GID se soutiennent mutuellement, ils peuvent créer un environnement plus efficace pour gérer les documents. Lorsque les services juridiques et de GID se soutiennent mutuellement, ils peuvent assurer la conformité de manière cohérente.
Au cours du webinaire, Adam a partagé son succès dans l’établissement d’une relation avec le service juridique en le faisant participer aux processus décisionnels, comme l’élaboration du calendrier de conservation. De plus, il a expliqué que le développement de relations personnelles et la découverte d’intérêts communs peuvent favoriser la collaboration entre les gestionnaires de documents et les professionnels d’autres services. En alignant leurs objectifs et en abordant les problèmes communs, ils peuvent travailler ensemble à l’amélioration de processus qui profitent aux deux services.
En favorisant le travail d’équipe, en exploitant des systèmes modernes, en assurant une gestion appropriée des échantillons de base et en établissant des relations avec les services des TI et juridiques, les gestionnaires de documents peuvent naviguer efficacement dans les complexités de la gestion de l’information dans le secteur de l’énergie. Surmonter ces défis garantit la conformité et permet un accès transparent aux informations essentielles dans le secteur dynamique de l’énergie.
Pour entendre d’autres points de vue et les meilleures pratiques de Brian, Adam et Wendy, regardez l’enregistrement de Des plateformes pétrolières à la tenue de registres :aborder la gestion des données dans le secteur de l’énergie.
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