Gestion des documents et gestion de l’information : y a-t-il une différence?
De nos jours, la gestion des documents et la gestion de l’information sont utilisées de manière presque interchangeable.
Y a-t-il une distinction importante?
Qu’est-ce que la gestion des documents? La « gestion des documents », au sens de l’ARMA, est le domaine professionnel consacré à l’information qui nécessite un entretien continu, que ce soit à des fins de preuve ou à des fins commerciales spécifiques.
L’ARMA définit la gestion de l’information comme suit : La gestion de l’information (GI) est la pratique qui consiste à assurer un flux cohérent d’informations organisationnelles tout au long d’un cycle de vie défini, qui commence par sa conception ou sa saisie, jusqu’à son archivage ou sa disposition.
Dans de nombreux cas, y compris dans ce blogue, on parle d’une combinaison des deux disciplines sous le nom « gestion de l’information et des documents (GID) ».
Quelle est donc la différence entre ces deux disciplines?
Il s’agit dans les deux cas de s’assurer que l’information circule à l’intérieur et à l’extérieur d’une organisation en cas de besoin, qu’elle arrive là où elle doit être et qu’elle est accessible par les bonnes personnes au moment et de la manière dont elles en ont besoin.
La réponse plus longue et plus précise nécessite un examen de l’histoire de la discipline que nous abordons aujourd’hui, et nous allons donc nous pencher sur la direction que prend la profession de l’information.
Depuis qu’il existe des écrits dignes d’être conservés, il est nécessaire de gérer ces informations.
Il y a des milliers d’années (au temps des Sumériens, des anciens Égyptiens, etc.), cette tâche incombait aux archivistes et aux bibliothécaires.
Quelques millénaires plus tard, avec la révolution industrielle, deux forces majeures entrent en jeu : l’imprimerie et l’augmentation précipitée des différents types d’entreprises, ainsi que la législation et les impôts qui exigent la tenue de registres précis pour assurer la conformité avec la loi.
Les informations et les documents conservés à l’époque étaient nécessaires et faisaient partie du processus de gestion des affaires.
Aujourd’hui, à l’ère du numérique, la quantité d’informations et de documents créés dans le cadre des activités commerciales continue d’augmenter de manière exponentielle, tant au niveau des systèmes que des types de supports.
Pourtant, seulement 5 % de ces informations sont considérées comme des documents.
Quoi qu’il en soit, qu’il s’agisse d’informations dans les journaux de clavardage de Microsoft Teams, d’un commentaire sur un calendrier ou d’une copie de travail d’un document, les autres informations créées existent toujours et doivent suivre le cycle de vie typique de la gestion de l’information et des documents, y compris leur disposition éventuelle.
La véritable réponse à la question de savoir quelle est la différence entre les deux disciplines se résume à une sorte de syllogisme : tous les documents sont des informations, mais toutes les informations ne sont pas considérées comme des documents.
Les deux disciplines peuvent et doivent coexister, bien que seul un document mérite l’attention d’une gestion directe.
Si seul un document doit être géré, comment déterminer ce qu’est un document parmi des téraoctets de données?
La quantité de données ne cesse d’augmenter de manière exponentielle chaque jour, en particulier avec la prolifération du travail hybride et à distance.
Traditionnellement, lorsqu’un processus de découverte ou un audit devait être effectué, la pratique, en vigueur depuis littéralement des décennies, consistait à engager une équipe d’avocats contractuels. Les problèmes posés par cette méthode sont évidents : elle est lente et coûteuse, et souvent inexacte et incohérente.
De nombreuses solutions actuelles reposent sur une classification automatisée et des solutions logicielles qui se basent sur des technologies comme l’intelligence artificielle (IA) combinée à des algorithmes d’apprentissage automatique pour comprendre le contenu d’un document. Elles peuvent également appliquer automatiquement les bonnes métadonnées. Les solutions proposées aujourd’hui sur le marché sont sans aucun doute plus rapides qu’une équipe d’avocats, mais leur exactitude laisse parfois à désirer.
Bien que ces solutions aient beaucoup évolué, il reste encore du travail à faire pour permettre à l’IA non supervisée d’être appliquée à une pile de données non structurées et aboutir à un ensemble de données structurées bien ordonné.
Malheureusement, il n’existe pas de solution rapide et facile pour permettre une gestion optimale des documents et de l’information. On ne peut pas s’attendre à ce que toutes les entreprises s’arrêtent complètement pour faire le point sur les informations et les documents dont elles disposent, où ils se trouvent et ce qu’il convient d’en faire.
C’est un processus.
En attendant, nous avons trois conseils à intégrer dans votre programme de gestion
des documents et de l’information pour aider à séparer efficacement les documents
de l’information.
Travaillez en étroite collaboration avec vos équipes des TI pour mettre en place des calendriers de conservation automatisés afin que des éléments, comme les clavardages Microsoft Teams ou d’autres fichiers, ne soient pas laissés à l’abandon indéfiniment.
Dans l’environnement actuel du travail à distance, les documents papier sont un obstacle au partage de l’information au sein d’une organisation. Repérer les processus générant beaucoup de papier et les numériser peut rendre ces informations plus faciles à trouver, à stocker, à gérer en ce qui a trait au contrôle de version et à supprimer si nécessaire. Cela peut s’avérer inestimable avant un audit.
Même avec des fichiers numériques, il est toujours nécessaire de pouvoir partager vos informations et vos documents de manière sécurisée afin que votre organisation ne risque pas une fuite de données. Investir dans un système de gestion des documents qui permet de créer des salles de fichiers numériques offre un équilibre entre l’accès et la sécurité.
Tant qu’il y aura de l’information, des professions spécialisées comme la gestion des documents et de l’information seront nécessaires pour garder un œil sur l’atout le plus précieux d’une organisation : ses données.
Si vous souhaitez assurer la pérennité de votre programme afin de gérer efficacement les documents et les informations, il est temps de commencer votre parcours vers la mise en place d’un programme intégré de gestion de l’information et des documents.
Pour en savoir plus, consultez notre livre électronique Gestion intégrée de l’information : une feuille de route avec des considérations pour évaluer correctement les priorités de votre organisation en matière d’information.
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