Gestion des dossiers et entreposage des documents : quelle est la différence?

Quiconque dirige une entreprise vous dira que la gestion du volume d’informations que les organisations génèrent est un véritable défi. Chaque entreprise crée des documents physiques et électroniques. Certains de ces documents sont essentiels au fonctionnement de l’entreprise et à sa conformité réglementaire, tandis que d’autres sont éphémères.

Tout cela consomme de l’espace physique ou numérique, et les entreprises doivent définir leurs besoins en matière d’entreposage de documents et leur système de gestion des archives : ce qu’elles doivent conserver et où, ce qu’elles doivent jeter, quand elles doivent le faire, et les implications en termes de sécurité et de protection de la confidentialité de l’entreposage d’un document particulier.

L’entreposage des documents et la gestion des dossiers sont deux processus qui aident
les entreprises à gérer l’information. Ils atteignent des objectifs distincts, donc explorons les différences.

Qu’est-ce que l’entreposage de documents?

L’entreposage de documents fait référence aux processus, systèmes et services qui facilitent l’entreposage sécurisé des documents commerciaux. Les informations commerciales doivent être stockées, que ce soit sous forme numérique ou physique.

Les entreprises de gestion de documents qui proposent des services d’entreposage de documents offrent un entreposage privé, confidentiel et rentable, tout en permettant un accès peu contraignant aux utilisateurs autorisés.

Le stockage des documents va du simple classement sur site aux systèmes sophistiqués de numérisation, mais vous pouvez vous attendre à ce que les meilleures entreprises de gestion de documents vous fournissent :

• une installation hors site sécurisée pour entreposer les documents physiques et numériques;
• la numérisation de documents et la livraison numérique;
• la recherche rapide et exacte de documents physiques;
• un portail logiciel pour gérer et surveiller l’accès aux documents;
• la disposition sécurisée des documents.

Les entreprises de gestion de documents qui offrent des services d’entreposage permettent aux entreprises de déplacer leurs documents hors site et de libérer des espaces de bureau coûteux. De plus, elles aident les employés à trouver les documents dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin et à y accéder.

Qu’est-ce que la gestion des dossiers?

Les entreprises stockent de nombreux types d’informations, mais seul un sous-ensemble de ces informations a une incidence sur la conformité réglementaire et d’autres obligations légales. Les cadres réglementaires de nombreux secteurs imposent des exigences en matière de stockage de documents qui obligent les entreprises à conserver des documents fournissant un historique complet des transactions et autres opérations.

Les documents de ce type sont généralement appelés dossiers et doivent être entreposés, conservés et éliminés conformément à des règles strictes.

Par exemple, la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) exige que les entités concernées conservent les documents pertinents pendant six ans à partir de la date de leur création. Les exigences de la loi Sarbanes-Oxley en matière d’entreposage des documents prévoient que les documents d’audit et de révision financière soient conservés pendant sept ans. D’autres normes et cadres réglementaires ont des exigences similaires, mais pas identiques.

Les sociétés de gestion de documents qui proposent des services de gestion des dossiers aident les entreprises à stocker, à gérer et à détruire les dossiers conformément aux réglementations en vigueur.

Comment fonctionne la gestion de l’information
des dossiers?

Les dossiers doivent être gérés tout au long du cycle de vie de l’information, depuis la création et la capture jusqu’à la destruction. De plus, il existe souvent des exigences en matière de gestion des informations relatives à la chaîne de possession des documents, ce qui signifie que les entreprises doivent être en mesure de retracer la manière dont le document a été géré tout au long de sa vie. En fait, ces pistes d’audit sont souvent également considérées comme des dossiers.

Peut-être plus important encore, les règles de conservation varient selon les types de dossiers et peuvent être modifiées au fil du temps en fonction de l’évolution de l’environnement réglementaire.

Les services de gestion de l’information des dossiers offrent de nombreuses caractéristiques similaires à celles des services d’entreposage de documents décrits ci-dessus, notamment le stockage sécurisé, les contrôles d’accès ainsi que la recherche et récupération de documents. Cependant, ils incluent également une gamme de fonctionnalités qui facilitent la conformité réglementaire, y compris les rapports de chaîne de possession et la destruction sécurisée et défendable des dossiers conformément aux exigences réglementaires.

Gestion de l’information des dossiers : cinq caractéristiques clés d’un système de gestion des dossiers

Pour résumer, examinons cinq caractéristiques clés des systèmes de gestion des dossiers.

• Entreposage des dossiers hors site : Les dossiers sont entreposés dans un lieu sécurisé hors site tout en restant accessibles lorsqu’ils sont nécessaires. Les dossiers physiques et numériques sont catalogués et classés de manière à pouvoir être retrouvés rapidement et facilement.
• Logiciel de gestion des dossiers : Ce logiciel permet aux entreprises de rechercher des dossiers, d’en ajouter de nouveaux et de créer des rapports pour déterminer quels dossiers sont entreposés et comment ils sont utilisés.
• Gestion de la conformité : L’entreposage et la disposition des dossiers respectent les réglementations en vigueur. Les logiciels et les processus sont continuellement mis à jour à mesure que les exigences réglementaires évoluent, réduisant ainsi le fardeau de conformité pour les entreprises.
• Chaîne de possession sécurisée : Les entreprises ont à tout moment une visibilité totale sur l’emplacement et l’état de leurs dossiers.
• Destruction sécurisée : Lorsqu’ils atteignent la fin de leur cycle de vie, les documents sont détruits de manière sûre et conforme, que ce soit par déchiquetage ou destruction des dispositifs de stockage.

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