Gestion efficace de l’information : Liste de vérification pour la planification de la gestion de l’information
Les systèmes de gestion de l’information permettent aux entreprises de tirer le meilleur parti de leurs données et documents. La gestion de l’information se base sur la technologie numérique moderne pour rationaliser la collecte et le stockage de documents ainsi que l’accès à ceux-ci, garantissant que les parties prenantes disposent des informations dont elles ont besoin, au moment où elles en ont besoin. Mais la mise en œuvre d’un système complet de gestion de l’information peut s’avérer décourageante, en particulier lorsque la conformité réglementaire est en jeu.
Cet article explique ce qu’est la gestion de l’information avant de proposer une liste de vérification en 13 points : une série de questions qui guideront votre entreprise vers une solution de gestion de l’information moderne et numérisée.
La gestion de l’information concerne les politiques, les procédures et les outils qu’une entreprise utilise pour organiser et administrer le cycle de vie de l’information.
Le cycle de vie de l’information commence par la collecte. Les entreprises ingèrent des informations provenant de sources multiples, en plus des documents et des données qu’elles génèrent en interne. Ces informations doivent être sélectionnées, classifiées et stockées. Pour être utile, elles doivent être accessibles à ceux qui en ont besoin, mais pas aux personnes non autorisées. Si les informations ne sont pas pertinentes pour les opérations en cours, elles peuvent être archivées. Enfin, si elles ne sont plus utiles ou s’il existe des limites légales à leur conservation, elles devraient être détruites.
Les systèmes de gestion de l’information aident les entreprises à rationaliser ce processus, de l’ingestion à l’accès aux documents jusqu’à leur destruction. Mais la gestion de l’information ne se limite pas à la technologie. Les employés et les autres parties prenantes, les politiques de gestion de l’information et les procédures de mise en œuvre de ces politiques jouent un rôle essentiel.
Notre liste de contrôle de la gestion de l’information vous aidera à répondre à toutes ces préoccupations et vous présentera les questions auxquelles vous devez répondre lorsque vous planifiez et mettez en œuvre un système de gestion de l’information efficace.
La planification est la première étape de la mise en place d’un système de gestion de l’information efficace. Au stade de la planification, votre entreprise doit identifier et comprendre comment les documents et les données contribuent à la réalisation de vos objectifs.
La planification de la gestion de l’information devrait être basée sur les objectifs globaux de l’entreprise. L’objectif ultime est de maximiser la valeur de l’information pour les activités de l’entreprise. Cela peut, à son tour, servir des objectifs comme :
Une fois que vous avez déterminé vos objectifs, vous pouvez évaluer l’ensemble des données disponibles et prioriser les enregistrements les plus pertinents. Par exemple, vous pouvez choisir de ne pas entrer de données de faible valeur dans votre système de gestion de l’information et de vous concentrer plutôt sur les données de grande valeur qui génèrent un rendement du capital investi significatif.
De nombreuses entreprises traitent des données de niveaux de sensibilité variés. Il est essentiel d’identifier les informations les plus sensibles, comme les dossiers médicaux ou les informations privées des clients. Il peut être tentant de recueillir autant de données que possible au cas où elles seraient utiles à l’avenir, mais la collecte de grandes quantités de données sans savoir si elles sont sensibles ou exactes peut entraîner des responsabilités.
Cette question est liée à la précédente, mais il est important de souligner l’importance de comprendre les implications juridiques et réglementaires. Les cadres réglementaires dans les domaines financier, juridique, médical, gouvernemental et autres ont des règles différentes en matière de confidentialité, de stockage, de conservation et de destruction.
Un service expérimenté de gestion des informations à distance proposera des solutions adaptées aux besoins de ces secteurs.
La gestion de l’information génère souvent des changements de processus auxquels il faut être prêt à faire face. Par exemple, votre plan de gestion de l’information peut exiger des parties prenantes qu’elles accèdent à l’information en utilisant une interface peu familière ou qu’elles s’abstiennent d’utiliser des outils de traitement hérités. La gestion de ces changements est essentielle pour maximiser les avantages d’un système de gestion de l’information.
Une entreprise peut se baser sur des informations provenant de sources multiples et dans des formats très différents, allant des documents papier aux PDF en passant par les enregistrements audio, les transcriptions et les vidéos. Idéalement, votre système de gestion de l’information sera en mesure d’ingérer et d’organiser toutes ces données tout en vous aidant à vous assurer qu’elles sont d’une qualité et d’une précision suffisantes pour soutenir vos objectifs commerciaux.
Il est relativement simple de saisir des documents numériques dans un système de gestion de l’information, mais qu’en est-il des documents physiques? Un processus typique implique la numérisation et la conversion des documents, mais il n’est pas toujours nécessaire de numériser les documents immédiatement. Envisagez d’entreposer vos documents physiques en toute sécurité dans une installation distante et de les faire numériser et livrer sous forme numérique lorsque vous en avez besoin.
Vous pouvez choisir de détruire les documents physiques après leur numérisation, de les entreposer dans une installation distante grâce à des services de numérisation à la demande ou de les archiver conformément à la politique de conservation des données de votre entreprise : le choix vous appartient.
De nombreux cadres réglementaires imposent des politiques de conservation des données, en particulier pour les renseignements personnels identifiables. Votre fournisseur de logiciel de gestion de l’information devrait être en mesure de mettre en œuvre un calendrier de conservation des documents flexible qui s’aligne sur vos besoins en matière de conformité réglementaire.
La gouvernance de l’information vous aidera à comprendre quelles données vous avez, où elles sont stockées et quels sont les cadres réglementaires pertinents.
L’évaluation des risques vise à identifier les données ainsi qu’à déterminer leur degré de sensibilité et les risques potentiels liés à un traitement inapproprié. Outre les données elles-mêmes, une évaluation des risques liés à la gestion de l’information tiendra compte des politiques, des processus et de la documentation que votre entreprise a mis en place pour minimiser les risques liés aux violations de la vie privée, de la sécurité et de la conformité réglementaire.
Les politiques de gestion de l’information créent un cadre qui permet aux chefs d’entreprise et aux parties prenantes d’influencer les procédures de gestion de l’information dans l’ensemble de l’entreprise. Cependant, les politiques et les procédures doivent être documentées pour soutenir la formation et l’adhésion aux pratiques exemplaires.
Avant de s’associer à un service de gestion de l’information, les entreprises doivent s’assurer que les données sont stockées conformément aux politiques de confidentialité et de sécurité de l’entreprise et aux normes réglementaires applicables. Le fournisseur de gestion de l’information que vous avez sélectionné devrait être heureux d’expliquer comment son service vous aide à vous conformer à l’HIPAA, à la FACTA, à la FERPA, au RGPD, au SOX et à d’autres cadres réglementaires. Vous pouvez également vérifier que les systèmes du fournisseur sont conformes à des normes reconnues de sécurité de l’information, comme la norme SOC 2 de l’AICPA.
Comment les parties prenantes accèderont-elles aux données dont elles ont besoin pour accomplir leur travail? Le logiciel de gestion des documents doit permettre la recherche et la livraison à faible friction dans des délais minimaux. Par exemple, Access Unify prend en charge un environnement axé sur le numérique qui permet aux employés d’accéder aux documents à distance par un portail en ligne.
Un service de gestion de l’information doit fournir un portail permettant aux entreprises de rechercher leurs documents et d’y accéder. Cependant, de nombreuses entreprises utilisent déjà un système de gestion des documents. Si vous souhaitez continuer à utiliser cette solution, assurez-vous que le système de gestion des informations à distance de votre fournisseur intègre votre logiciel préféré.
Pour en savoir plus sur la gestion intégrée de l’information et la transformation numérique des entreprises, communiquez dès aujourd’hui avec un spécialiste de la gestion de l’information.
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