Il n’y a pas si longtemps, la gestion des dossiers médicaux consistait à enregistrer les données des patients sur des fiches papier et à les entreposer dans des classeurs de bureau. Avec l’évolution rapide des technologies et des pratiques médicales, les politiques et procédures de gestion des dossiers médicaux ont également évolué.
Aujourd’hui, la loi sur la portabilité et la responsabilité des assurances-maladie (HIPAA) exige que les fournisseurs de soins médicaux respectent des directives fédérales strictes pour protéger la confidentialité des patients. Par conséquent, 85 % des médecins ou plus utilisent des systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME) pour gérer les dossiers physiques dans un environnement numérique.
Les professionnels de la santé ont des obligations légales et éthiques de protéger les informations et de gérer correctement les dossiers médicaux des patients. Le non-respect de ces règles peut entraîner des erreurs médicales et des violations de données, qui peuvent donner lieu à des amendes coûteuses.
Comprendre les politiques et les procédures concernant la gestion des dossiers médicaux peut aider les organisations à maintenir la conformité et à protéger leurs patients. Pour obtenir un aperçu de tout ce que vous devez savoir, continuez à lire.
La gestion des dossiers médicaux désigne un système de politiques et de procédures visant à régir les informations des patients tout au long du cycle de vie des données. Dès qu’un dossier patient est créé, il doit être stocké, sécurisé et tenu de manière appropriée. Après avoir été conservées pendant la durée nécessaire (la période de conservation des documents), les informations doivent être détruites correctement. La gestion des dossiers médicaux fait l’objet d’un ensemble complexe de règles et de réglementations, et ce, pour de bonnes raisons. Lorsque les dossiers médicaux électroniques sont mal gérés, les patients et leurs informations médicales privées sont mis en danger.
Les professionnels de la gouvernance de l’information (IG) et de la conformité comprennent l’importance d’une stratégie coordonnée pour les informations organisationnelles qui équilibre les risques et les avantages. Cependant, transmettre cette importance aux partenaires commerciaux peut être un défi. Regardez…
Promulguée en 1996, l’HIPAA a été créée pour moderniser la gestion des informations sur les patients et protéger leurs données personnelles. Elle décrit plusieurs procédures de gestion des documents, dont les suivantes :
Avant l’HIPAA, il n’existait pas de normes concernant la sécurisation ou le stockage des dossiers médicaux des patients. Aujourd’hui, les organisations sont tenues de mettre en place certaines mesures de sécurité, mais elles bénéficient également d’une certaine autonomie pour créer des systèmes de dossiers médicaux adaptés à leur taille et à leurs besoins. Pour maintenir la conformité du stockage des dossiers médicaux, les organisations doivent :
En 2009, le Congrès a adopté la loi Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH). La loi HITECH a essentiellement consolidé l’HIPAA, en augmentant les protocoles de sécurité pour les dossiers médicaux électroniques et en prévoyant des sanctions en cas de violation.
En vertu de l’HIPAA, un patient ou son représentant désigné a le droit d’accéder aux dossiers. Un fournisseur ou un assureur ne peut envoyer les dossiers des patients qu’avec leur autorisation.
Adoptée en 2003, la Fair and Accurate Credit Transaction Act (FACTA) offre une protection supplémentaire aux consommateurs en ce qui concerne la communication des dossiers médicaux des patients. Conçue pour réduire le risque de fraude et d’usurpation d’identité des consommateurs, la FACTA restreint fortement la possibilité pour les professionnels et les compagnies d’assurance de partager les dossiers médicaux des patients avec leurs affiliés.
Dans la plupart des cas, l’HIPAA prévaut sur les lois des États qui peuvent s’appliquer aux dossiers médicaux des patients. Toutefois, l’HIPAA s’en remet généralement aux États en ce qui a trait à la conservation des documents. Les exigences sont complexes et varient considérablement en fonction de l’État, du dossier et de l’établissement. Par exemple, en Floride, les médecins sont tenus de conserver les dossiers des patients pendant cinq ans, tandis que les hôpitaux doivent les conserver pendant sept ans. Dans le Nevada, les professionnels doivent conserver les dossiers pendant cinq ans, ou jusqu’à ce que les patients mineurs atteignent l’âge de 23 ans.
La destruction des données est le processus de destruction des informations afin qu’elles ne puissent pas être utilisées à des fins illégales et non autorisées. Les protocoles de destruction des données de l’HIPAA et de la FACTA sont très stricts. Les dossiers papier doivent être déchiquetés, pulvérisés, brûlés ou broyés jusqu’à ce que les données du patient soient rendues illisibles et ne puissent être reconstituées. Les dossiers de santé électroniques doivent être effacés à l’aide d’un logiciel d’écrasement ou de méthodes magnétiques de destruction des disques durs des ordinateurs.
Dans le domaine des soins de santé, qui évolue rapidement, la gestion des dossiers médicaux peut s’avérer exigeante. Toutefois, les organisations peuvent prendre des mesures pour protéger la confidentialité des patients et maintenir la conformité.
Pour gérer efficacement les dossiers médicaux, une organisation doit d’abord définir clairement ses politiques et ses procédures pour maintenir la sécurité. L’HIPAA exige que les politiques relatives aux dossiers des patients soient rédigées et conservées pendant six ans. Des mises à jour sont nécessaires lorsque des changements organisationnels peuvent affecter le traitement ou la sécurité des informations de santé des patients.
Assurez-vous de faire participer l’ensemble de l’organisation lors de l’établissement des procédures du système de dossiers médicaux. Les cadres supérieurs devraient obtenir l’avis de tous les services qui génèrent ou traitent des documents, afin de s’assurer que toutes les bases sont couvertes.
Si certaines violations sont le résultat d’un piratage sophistiqué, d’autres sont le fait d’employés non formés qui gèrent mal des dossiers médicaux électroniques sensibles. Une étude récente a montré que les employés négligents ou imprudents étaient à l’origine de 56 % des incidents de sécurité liés à des menaces internes. Selon les directives de l’HIPAA, les entreprises doivent former chaque employé qui interagit avec les dossiers médicaux électroniques.
Pour suivre efficacement les dossiers des patients de leur création à leur destruction, les organisations doivent avoir une taxonomie et un système d’indexation complets qui couvrent tous les types de dossiers de patients. Cela garantit le respect des calendriers de conservation et rend la recherche plus efficace.
Le respect des lois nationales et fédérales est une tâche complexe, et il y a peu de place pour l’erreur humaine dans le domaine médical. En automatisant les processus fastidieux, un système centralisé d’information et de dossiers médicaux des patients peut améliorer l’exactitude, assurer la cohérence et protéger les patients.
De leur création à leur destruction, les dossiers médicaux des patients doivent être sécurisés. Lorsqu’ils sont utilisés, les dossiers médicaux électroniques doivent comporter une piste d’audit détaillée, et les dossiers papier doivent être enfermés dans une pièce dont l’accès est restreint. Les dossiers entreposés hors site doivent être conservés dans des installations d’entreposage de dossiers médicaux certifiées et climatisées. À la fin de leur cycle de vie, les dossiers papier et électroniques des patients doivent être détruits en toute sécurité à l’aide de méthodes certifiées NAID.
L’HIPAA procède à des audits réguliers et approfondis afin de garantir que des mesures appropriées sont en place pour protéger la confidentialité des patients. Pour garantir la conformité et éviter les amendes, les organisations doivent mettre en place un contrôle de la performance et de la conformité ainsi que des auto-audits périodiques.
Les progrès de la technologie et des soins de santé exigent une approche plus sophistiquée de la gestion des informations sur les patients. Lorsque les dossiers médicaux des patients ne sont pas sécurisés, les patients et les professionnels sont en danger.
Avec l’augmentation des violations de données, les pénalités pour les organisations non conformes ont également augmenté. En 2020, l’Office for Civil Rights a imposé plus de sanctions financières pour des violations de l’HIPAA que n’importe quelle autre année.
Heureusement, il existe de nombreuses mesures que les organisations peuvent prendre pour protéger les informations des patients.
Des organismes de soins de santé ont réussi à gérer en toute sécurité les dossiers médicaux papier et numériques avec Access Unify, qui s’intègre aux systèmes déjà en place pour améliorer l’efficacité et la conformité. En adoptant une approche proactive de la sécurité des documents et en investissant dans un système centralisé et complet de gestion des informations sur les patients, les professionnels peuvent rester conformes et éviter des pénalités et des litiges coûteux.
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