Entreposage physique ou archivage numérique : évaluez vos options pour les fichiers actifs
Si les efforts de transformation numérique de votre organisation sont à peine entamés, vous n’êtes pas seul. Étonnament, 79 % des organisations déclarent qu’elles en sont encore aux premières étapes de leur parcours de transformation numérique et technologique.
Le processus de transition vers une approche numérique en priorité est depuis longtemps un défi, et de nombreuses organisations ont du mal à gérer la fin du cycle de vie de l’information. Cela peut être dû à plusieurs facteurs, comme le manque de personnel et de ressources attribués à la transition, la résistance des membres de l’équipe ou des clients habitués aux méthodes traditionnelles, la difficulté à comprendre les nouvelles technologies, le coût et la complexité associés à la mise en œuvre de nouveaux systèmes et processus, ou le manque de clarté des stratégies pour gérer les données une fois numérisées.
Pour résoudre ce problème, il faut sortir des sentiers battus.
À la fin du cycle de vie de l’information, la plupart des organisations optent pour l’entreposage physique ou l’archivage numérique de leurs fichiers. Dans cet article, nous en examinerons les coûts et la sécurité, et nous discuterons d’une solution intermédiaire potentielle entre les deux pour les fichiers actifs.
L’énorme quantité d’informations et de types de documents entrant dans le cycle de vie de la gestion de l’information représente un défi auquel les organisations de toutes tailles sont confrontées. De plus en plus de contenu à gérer est désormais créé numériquement, y compris le contenu généré par les utilisateurs, comme les courriels et les communications internes sur des plateformes comme Microsoft Teams.
En même temps, il y a toujours un afflux de documents physiques qui doivent être gérés tout au long de leur cycle de vie, de la numérisation à l’indexation, en passant par l’entreposage. Tous les documents papier hérités ne sont pas nécessaires pour les opérations quotidiennes, mais il peut être nécessaire de les conserver en raison d’exigences légales ou d’autres spécifications réglementaires.
Nous n’en sommes qu’aux premières étapes de ce problème, et les entreprises d’aujourd’hui cherchent activement des solutions. Trouver un moyen sûr et rentable de gérer à la fois les contenus physiques et numériques est un défi depuis l’avènement des technologies numériques. Pour compliquer les choses, le taux de création de contenu numérique a augmenté de façon exponentielle au cours de la dernière décennie en raison des réglementations mondiales sur la protection des données et la conformité.
Les organisations ont donc dû actualiser leurs stratégies de gouvernance de l’information pour s’assurer que leurs données restent accessibles et sécurisées sur plusieurs plateformes. Cela leur laisse généralement deux choix.
Il peut être difficile de décider s’il faut conserver les documents dans un format physique ou les convertir au format numérique. Les deux options présentent des coûts, des risques et des avantages qu’il convient d’évaluer avec soin.
L’archivage numérique offre plusieurs avantages clés, notamment la réduction des coûts, l’évolutivité et la possibilité d’accéder aux documents à partir de n’importe quel appareil doté d’une connexion internet. Cependant, il existe aussi quelques inconvénients notables, comme les vulnérabilités potentielles en matière de sécurité, la difficulté d’accéder aux données en cas de défaillance technologique ou le risque de corruption et de perte de données.
L’entreposage physique offre un meilleur contrôle sur qui a accès aux documents et permet une préservation à long terme plus fiable des éléments fragiles, comme les documents historiques. Cependant, l’entreposage physique sur site comporte son propre lot de défis. Il peut être plus coûteux que l’archivage numérique et peut prendre de l’espace qui pourrait être utilisé pour des activités génératrices de revenus.
Le problème se pose lorsqu’il s’agit de choisir entre conserver un document en entreposage hors site ou le numériser. Tout numériser ne devrait pas être une option, car cela peut prendre du temps, entraîner des coûts prohibitifs et aboutir à la création de plus de fichiers que nécessaire, exacerbant ainsi les problèmes de gouvernance de l’information.
Lorsqu’il n’est pas possible de numériser chaque document et qu’il n’est pas viable non plus de conserver les fichiers actifs dans un format physique, il existe une troisième option.
C’est là qu’intervient Access Unify.
Avec Access Unify, vos documents critiques pour l’entreprise peuvent être consultés numériquement par toute personne autorisée dans les quatre heures suivant sa demande à l’entreposage hors site. Ainsi, vous ne numérisez rien sans raison, et une fois que le document a été archivé numériquement et rendu accessible, la version physique peut faire l’objet d’une disposition en toute sécurité.
La façon dont nous travaillons continue d’évoluer, tout comme la manière dont nous gérons l’information. La transformation numérique est loin d’être un projet ponctuel; c’est un processus continu qui nécessite une attention particulière aux détails concernant la conservation des documents, la gouvernance et la sécurité.
En tirant parti d’un service comme Access Unify, vous pouvez réduire les frictions tout au long du cycle de vie des informations, de la numérisation à la gestion des accès, en veillant à ce que votre organisation puisse accomplir ses activités quotidiennes tout en suivant le rythme de ses objectifs de transformation numérique.
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