Lorsqu’il est question de gestion de l’information et des documents (GID), plusieurs causes peuvent expliquer les mauvaises pratiques de conservation des documents, ainsi que les risques liés à la non-mise à jour de votre programme de GID. Négliger ou ignorer complètement ces risques peut entraîner des conséquences graves, comme la surconservation, la perte de données ou l’accès non autorisé.
Si vous avez l’intention de prendre des mesures pour améliorer vos initiatives de gestion des documents, mais que vous n’en avez pas encore fait une priorité ou que vous ne savez pas trop par où commencer, ce blogue vous donne quelques conseils sur les premières étapes à suivre. Vous trouverez ci-dessous cinq domaines sur lesquels concentrer vos efforts de modernisation afin que les pratiques obsolètes de gestion des documents et de l’information ne subissent pas les conséquences néfastes d’une mauvaise tenue des dossiers.
Quelles sont donc les causes d’une mauvaise tenue des dossiers? Le premier risque que vous pourriez prendre concerne la qualité. Si vous ne faites pas preuve de diligence en ce qui concerne les protocoles de gestion des documents, cette apathie pourrait devenir l’une des causes des mauvaises pratiques de gestion des documents. Vous avez probablement entendu l’expression « qualité médiocre à l’entrée = qualité médiocre des résultats »? C’est certainement le cas ici. Une bonne tenue des dossiers commence par une bonne saisie des informations et un bon classement, surtout dans le monde d’aujourd’hui où les documents se succèdent à un rythme effréné. Si vous ne structurez pas les données que vous enregistrez, leur exactitude, les lieux de stockage et les contrôles de version, l’ensemble de votre système peut rapidement sombrer dans le chaos en raison d’une mauvaise tenue des dossiers.
Avec la quantité d’informations créées chaque jour, il est trop facile de succomber à ce risque. En fait, 26 % des employés ont déclaré avoir créé un document de travail dont ils ont découvert par la suite qu’il existait déjà.
Sans une bonne tenue des dossiers, même vos employés les plus fiables peuvent exposer votre organisation à des risques juridiques et de conformité en manipulant mal des documents involontairement. Par exemple, avez-vous déjà trouvé un formulaire important sur la photocopieuse du bureau? Ou avez-vous déjà donné des dossiers à un collègue sans avoir vérifié au préalable ses autorisations? Ou peut-être connaissez-vous quelqu’un qui a jeté un document ou un dossier qui devait être conservé ou déchiqueté de manière sécuritaire? Ces erreurs peuvent vous mettre, vous et votre organisation, en danger, tandis que la mise en œuvre d’un solide programme de GID ouvre des perspectives de croissance pour votre organisation.
Les professionnels de la gouvernance de l’information (IG) et de la conformité comprennent l’importance d’une stratégie coordonnée pour les informations organisationnelles qui équilibre les risques et les avantages. Cependant, transmettre cette importance aux partenaires commerciaux peut être un défi. Regardez…
Que vous gériez des dossiers médicaux, des dossiers juridiques ou d’autres formes de renseignements personnels et financiers, une politique solide de conservation des documents est essentielle pour éviter les conséquences d’une mauvaise gestion des dossiers. Autrement, vous vous exposez à des amendes, surtout si vous détruisez les documents trop tôt ou si vous ne pouvez pas les produire lors d’un audit. En conservant des documents au-delà de leur date de conservation, vous risquez également d’encourir plus de risques que nécessaire en cas de découverte légale ou de violation pour faute. Il y a quelques années, la SEC a infligé une amende de 125 millions de dollars à JPMorgan Chase & Co en raison de manquements généralisés en matière de tenue des dossiers. C’est une leçon coûteuse et évitable à tirer d’une mauvaise gestion des documents.
Les catastrophes naturelles, les inondations et les incendies peuvent causer des ravages dans une entreprise, détruisant à jamais des documents mal entreposés. Les documents critiques et irremplaçables doivent être conservés dans des chambres fortes souterraines climatisées et dans des centres d’archivage professionnels situés dans des lieux choisis pour réduire les risques environnementaux. Assurez-vous que le fournisseur de services d’entreposage hors site avec lequel vous choisissez de travailler dispose de contrôles d’accès physique et de sécurité ainsi que de technologies d’extinction des incendies.
De plus, la mise en place d’un plan de reprise après sinistre peut permettre à votre entreprise de se prémunir contre les risques, notamment les pertes financières, les violations de la conformité, les menaces pour la sécurité et les problèmes opérationnels. La Federal Alliance for Safe Homes (FLASH) estime que 75 % des entreprises qui n’ont pas de plan de continuité des activités échouent dans les trois ans qui suivent un sinistre.
Une mauvaise tenue des dossiers peut avoir un impact négatif sur les organisations, car les employés sont obligés de rechercher les informations dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches, ce qui réduit la productivité. Tout ce temps et cette énergie se traduisent par des coûts réels qui se répercutent sur vos résultats finaux. En fait, les employés d’entreprises de toutes tailles affirment passer jusqu’à 25 % de leur semaine de travail à rechercher les documents et les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail
Ne laissez pas les cinq risques liés à la tenue des dossiers ci-dessus plonger votre programme et vos opérations de GID dans le chaos. En vous concentrant sur la saisie d’informations de qualité, en garantissant la conformité, en vous protégeant contre les catastrophes et en améliorant l’efficacité tout au long du cycle de vie de l’information, vous pouvez protéger votre entreprise contre les effets néfastes d’une mauvaise tenue des dossiers et établir une base solide pour la croissance et la réussite futures.
Évaluez les causes des mauvaises pratiques de tenue des dossiers, établissez un plan, reprenez le contrôle, atténuez les risques et améliorez l’efficacité avec l’aide d’Access. Nos solutions d’entreposage hors site sont conçues pour assurer la sécurité de vos documents, sans en entraver l’accessibilité, et notre solution de planification de la conservation des documents, Virgo, peut vous aider à automatiser vos processus de planification tout en vous offrant un service à la clientèle de premier ordre. Contactez-nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur cette solution spécialisée de conservation des documents.
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