Cinq pratiques exemplaires pour élaborer une stratégie de gouvernance de l’information durable

Imaginez gérer un foyer très occupé sans véritable système pour organiser le courrier, les factures ou les documents importants. Les formulaires fiscaux se mélangent aux reçus d’épicerie, les garanties disparaissent dans des tiroirs aléatoires, et les confirmations de rendez-vous se trouvent quelque part dans votre boîte de réception, sans que vous sachiez exactement où. Lorsqu’il est temps de déclarer ses impôts ou de soumettre ses papiers d’assurance, vous passez des heures à fouiller dans les piles et à faire défiler les courriels, en espérant ne pas avoir oublié quelque chose d’important. Ce qui semblait être un désordre normal se transforme soudainement en stress et en incertitude.

C’est ainsi que l’information fonctionne dans de nombreuses organisations aujourd’hui. De l’information est constamment créée, sous d’innombrables formes, allant des documents des employés aux données financières, des informations sur les clients aux courriels, des sites Web aux publications sur les médias sociaux, et bien plus encore.

La gouvernance de l’information (GI) est la discipline qui permet de mettre de l’ordre dans cette complexité. Elle définit les politiques, les processus et les responsabilités qui guident la façon dont l’information est créée, gérée, partagée, protégée et finalement éliminée au sein d’une organisation. Il ne faut pas confondre la gouvernance des données avec la gouvernance de l’information : bien qu’elles se ressemblent, la gouvernance de l’information est le terme plus large qui couvre toutes les informations, tandis que la gouvernance des données vise uniquement sur les données structurées.

Avec une estimation, l’information ne peut plus être traitée comme un bruit de fond. Il s’agit d’un actif de l’entreprise et, comme tout actif, il nécessite une surveillance intentionnelle. Lorsqu’elle est bien gérée, la gouvernance de l’information permet non seulement de réduire les risques de violation des données et de renforcer la sécurité, mais aussi d’améliorer la productivité, de favoriser la conformité et d’aider les organisations à évoluer en toute confiance.

La Journée mondiale de la gouvernance de l’information, célébrée le troisième jeudi de février, met en lumière l’importance de ce travail dans un monde de plus en plus numérique. La gouvernance de l’information est une discipline en constante évolution, et les pratiques exemplaires continuent d’évoluer au fur et à mesure que les technologies et les réglementations changent. À l’occasion de la Journée mondiale de la gouvernance de l’information, nous partageons cinq tactiques clés pour maintenir une stratégie de gouvernance de l’information sécurisée et durable qui positionne votre organisation pour réussir.

Comment faire en sorte que la gouvernance de l’information soit durable

Le paysage informationnel de chaque organisation est unique, il n’existe donc pas de modèle universel pour la gouvernance de l’information. Cependant, il existe des pratiques exemplaires éprouvées que les programmes réussis partagent, peu importe comment ils sont adaptés. La création d’une politique de GI efficace commence par l’identification des informations les plus importantes pour votre organisation, mais le travail ne s’arrête pas une fois vos politiques rédigées ou de nouveaux outils mis en place. Les cinq pratiques exemplaires suivantes offrent un cadre pratique pour soutenir et pérenniser votre politique de gouvernance de l’information au fil du temps.

1. Assurez une collaboration interfonctionnelle. La gouvernance de l’information ne peut pas être confinée à un seul service. Étant donné que les informations circulent entre les services juridiques, de TI, de conformité, des ressources humaines,
   des finances et des opérations, la création et la supervision de votre stratégie doivent être tout aussi transversales. Pour garantir une voie claire vers la réussite,
   la direction générale doit définir l’autorité décisionnelle et exiger une représentation des principales unités opérationnelles.
2. Assurez l’adhésion pour obtenir une amélioration continue. Pour être efficace,
   la GI nécessite un parrainage de la haute direction et une compréhension partagée que l’amélioration des processus est un parcours continu. L’adhésion des utilisateurs finaux, dont les activités quotidiennes déterminent en fin de compte
   la solidité à long terme des politiques de gouvernance, est tout aussi cruciale.
   Une équipe qui comprend l’importance de votre stratégie de GI sera plus efficace pour maintenir sa mise en œuvre.
3. Élaborez des programmes de formation. Les programmes de formation sont essentiels pour soutenir une nouvelle initiative de GI et devraient être obligatoires pour tous au sein de l’organisation. Adaptez les programmes aux risques spécifiques liés à l’information, aux exigences réglementaires et aux environnements de travail de votre organisation en utilisant des exemples pertinents basés sur les rôles. Assurez-vous que la formation dépasse l’explication des politiques pour aider les employés à comprendre comment la GI s’applique
   à leurs responsabilités quotidiennes.
4. Planifiez des réunions concrètes. Votre conseil de GI ou votre équipe interfonctionnelle devrait se réunir régulièrement (au moins une fois par trimestre) pour évaluer les rapports de performance, l’utilisation des nouvelles technologies, les préoccupations budgétaires et les changements de gestion. Assurez-vous que votre équipe ou votre conseil dispose de l’autorité nécessaire pour modifier les stratégies en fonction des informations présentées lors de ces réunions.
5. Appuyez-vous sur le soutien technologique. Bien qu’il soit important de rester impliqué, il est nécessaire d’avoir un certain niveau d’automatisation à chaque étape du cycle de vie d’un programme de GI pour assurer une véritable longévité et une croissance. L’analyse des données, la classification automatisée et les outils de surveillance peuvent aider votre organisation à gérer l’information de manière uniforme et efficace. Si possible, envisagez d’automatiser la détection de la non-conformité et la surveillance de l’auto-évaluation.

Que votre organisation commence à peine à définir une politique de gouvernance de l’information ou qu’elle réexamine les procédures existantes, ces pratiques exemplaires constituent une base pour protéger les informations essentielles et soutenir les objectifs à long terme de l’entreprise.

Il est important de se rappeler qu’une GI efficace n’est pas statique; elle nécessite une surveillance et une adaptation continues pour suivre l’évolution des réglementations, des technologies et des risques.