Cinq pièges de la gestion des documents et de l’information (et comment les éviter)
La gestion de l’information est beaucoup plus compliquée qu’auparavant. En l’espace de quelques décennies, elle a rapidement évolué, passant de « Dans quelle boîte ce document est-il rangé? » à « Ce document est-il physique ou numérique, et dans quel système ou emplacement est-il stocké? »
Cela rend le travail d’un professionnel de la GID beaucoup plus compliqué.
Le volume d’informations sous leur responsabilité augmentant de façon exponentielle, les entreprises et les organisations trouvent qu’il est de plus en plus difficile de gérer leurs documents sans erreur.
Dans cet article, nous examinerons plusieurs pièges auxquels même les programmes de GID les plus complets et efficaces peuvent être exposés, ainsi que quelques conseils pour les éviter.
Avec la multiplication des systèmes et la facilité de création de nouveaux documents, il peut être très facile pour les professionnels de la GID de perdre de vue comment les informations entrent initialement dans leurs systèmes. Cela peut se faire par saisie manuelle, comme la numérisation d’une copie d’un document déjà existant au format numérique, ou par la migration de données anciennes qui dupliquent des informations déjà présentes dans le système. Ce type de bruit peut sérieusement entraver la capacité de vos employés à trouver les bonnes informations, ce qui fait perdre du temps et de l’argent à l’organisation.
Pour éviter ce piège, il faut s’assurer que vos informations sont soumises à une politique officielle de gouvernance des données. Effectuez des audits réguliers de vos données pour vous assurer qu’elles sont exactes, complètes et qu’elles reflètent les besoins de votre organisation.
Il y a mauvaise gestion de l’information lorsque les organisations ne mettent pas en œuvre les contrôles appropriés pour s’assurer que les informations sensibles sont gérées et protégées de manière efficace. L’absence de contrôles peut entraîner des violations de données, la perte de propriété intellectuelle et des problèmes de conformité réglementaire.
Votre programme de GID doit prévoir une formation cohérente et régulière pour tous les employés sur la façon de traiter les données sensibles et d’en disposer. De même, il est important de travailler avec vos équipes des TI pour mettre en place une politique de confiance zéro, qui exige que les employés soient authentifiés, autorisés et validés continuellement avant de se voir accorder ou de conserver l’accès aux applications et aux données. (Source : Cloudstrike)
Tant à l’échelle mondiale que nationale, on assiste à une montée en flèche de la législation relative à la protection de la vie privée et à la conservation des données, qui régit précisément la durée de conservation de certains types d’informations. Pour compliquer les choses, les réglementations et les références peuvent être extrêmement déroutantes et vagues par moments. La plupart des organisations savent qu’elles ne peuvent plus se contenter de conserver les documents indéfiniment et éternellement. Malgré cela, de nombreuses organisations sont confrontées à un problème de surconservation.
Assurez-vous que votre calendrier et votre politique de conservation des documents sont bien documentés et régulièrement mis à jour. Pour se tenir au courant de l’évolution constante des lois et des règlements relatifs à la disposition des documents, votre organisation peut envisager d’utiliser un outil qui effectue des recherches juridiques pour vous.
Si possible, veillez à ce que votre calendrier de conservation des documents puisse également être intégré dans les différents systèmes qui hébergent les documents et qu’il définit les documents qui doivent être déclassés.
Les catastrophes ne donnent souvent pas beaucoup de préavis avant de frapper. De nombreuses entreprises sont prises au dépourvu. Considérez les statistiques recueillies par la FEMA et la Small Business Administration des États-Unis :
Selon la gravité du sinistre, les entreprises peuvent perdre l’accès aux documents entreposés sur place ou être coupées de ceux qui sont entreposés dans des installations qui n’ont pas les sauvegardes appropriées en place.
Assurez-vous que vos plans de continuité des activités (PCA) sont bien définis et qu’ils tiennent compte de tous les types de perturbations ou de catastrophes susceptibles d’affecter votre organisation. Cela peut inclure la mise en place d’un plan d’intervention en cas d’inondation, d’ouragan ou d’incendie. Ainsi, votre équipe peut continuer à travailler au mieux de ses capacités pendant l’intervention découlant de la catastrophe.
Selon McKinsey, les employés passent près de deux heures par jour à chercher la bonne information ou le bon document. Sur une année, cela constitue près de dix jours. De mauvaises pratiques en matière de GID peuvent entraîner une recherche continue de documents et des retards dans la localisation d’informations essentielles, ce qui se traduit par une perte de productivité.
Assurez-vous que les métadonnées appropriées sont appliquées à tous les documents du jour. Si possible, automatisez ce processus pour faire économiser du temps et des ressources à votre équipe. De même, disposer d’un référentiel documentaire centralisé permet d’avoir une vue d’ensemble complète de l’information entreposée et de son emplacement.
Il est impossible d’éviter (ou même de nommer) tous les pièges que vous pourriez rencontrer dans le cadre de votre programme de gestion des documents et de l’information. Cependant, avec une gouvernance de l’information cohérente, une formation adéquate et des politiques globales en place, vous pouvez atténuer de nombreux risques que l’organisation peut rencontrer relativement à l’information.
Pour être encore mieux préparé à relever les défis associés à la gestion d’un programme de GID, regardez Gérer les principaux défis de la gestion des documents et de l’information. Dans ce webinaire, notre panel d’experts en GID explore certains des principaux défis auxquels les professionnels de la GID sont confrontés et fournit des idées et des stratégies pour les surmonter.
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