Pratiques exemplaires en matière de politique de conservation des documents : Création et mise à jour d’un calendrier de conservation des documents

Voici une devinette pour vous : Quel investissement moyen une organisation doit-elle faire pour mettre à jour chaque année le calendrier de conservation des documents d’une organisation basée aux États-Unis?

La réponse est…

…ça dépend.

La raison : La création et le maintien d’un calendrier de conservation des documents deviennent de plus en plus complexes, avec des lois sur la protection de la vie privée qui entrent souvent en conflit avec les exigences en matière de conservation.

Face à ce paradoxe, il est plus important que jamais de disposer d’un calendrier de conservation des documents approuvé et documenté, afin de pouvoir justifier la conservation ou la destruction de documents particuliers.

Ce billet donne un aperçu des pratiques exemplaires en matière de politique de conservation des documents, des calendriers de conservation et de la complexité actuelle de leur mise à jour, et propose une solution pour rationaliser le processus de révision des calendriers de conservation.

Que contient un calendrier de conservation des documents?

Bien que cela puisse sembler être un retour aux sources, le rapport sur l’indice de maturité de la gouvernance de l’information publié par ARMA en 2023 soulignait que seulement 20,5 % des organisations interrogées respectaient plus que les exigences de base pour leurs processus. Nous commencerons donc par une brève définition et une révision.

Un calendrier de conservation des documents est une politique qui définit la durée et les directives de disposition des documents papier et électroniques.

Les pratiques exemplaires en matière de conservation des documents indiquent qu’un calendrier de conservation défendable doit contenir au moins les éléments suivants :

• Un propriétaire officiel des documents : Autrement dit, le nom du bureau, du service ou de l’unité commerciale où le ou les documents en question sont créés ou entreposés.
• Inventaire des documents : L’inventaire des documents fournit une description complète de tous les documents que votre organisation ou service crée, collecte, conserve et gère.
• Action de disposition : L’action de disposition décrit ce qu’il advient des documents une fois qu’ils ont atteint la fin de leur cycle de vie. De nombreux documents devront être détruits ou déchiquetés. Cependant, d’autres documents peuvent devoir être transférés, examinés à une date ultérieure ou stockés hors site indéfiniment.
• Période de conservation : La période de conservation est la durée minimale pendant laquelle un document ou un groupe de documents doit être conservé avant que l’action de disposition ne soit entreprise. Cette période est souvent exprimée en termes de mois ou d’années, mais elle peut également dépendre d’autres événements, comme la résiliation d’un contrat ou l’achèvement d’un projet.
• Événement déclencheur de la disposition : Le plus souvent, il s’agit du moment où le document atteint la fin de sa période de conservation, mais cela peut varier en fonction du type de document, ou si le document est conservé en vue d’un litige ou d’un audit.

Pratiques exemplaires en matière de conservation des documents : Élaboration ou mise à jour d’un calendrier de conservation

Que votre organisation cherche à créer un calendrier de conservation à partir de zéro ou à mettre à jour un calendrier existant, vos efforts se concentreront sur la recherche des lois et règlements auxquels votre organisation est soumise. Cela signifie comprendre les questions suivantes :

• À quelles lois en vigueur sommes-nous sommes soumis?
• Quelles sont les nouvelles lois récemment adoptées auxquelles nous devrons nous conformer à l’avenir?
• À quelles exigences juridictionnelles par pays ou par État sommes-nous soumis?
• Quelles sont les nouvelles lois envisagées que nous pourrions devoir intégrer?

Vous remarquerez que trois de ces quatre questions n’ont pas de réponses statiques; elles continueront à changer et à évoluer au fil du temps.

La création et la mise à jour d’un calendrier de conservation est comparable à la pratique d’un sport où les règles changent constamment. Pour mettre cela en perspective, la solution logicielle Virgo d’Access contient des politiques de conservation pour plus de 200 territoires dans le monde et plus de 200 000 citations… mais continue de croître et de changer chaque jour.

C’est là que réside le défi auquel sont confrontées de nombreuses organisations : suivre le rythme du changement et disposer des ressources nécessaires pour agir lorsque nécessaire.

Défis et complexités des calendriers de conservation des documents

L’accent mis actuellement sur la protection de la vie privée et l’expansion des lois sur la protection de la vie privée dans le monde entier ont rendu le maintien ou la mise à jour d’un calendrier de conservation plus complexe que jamais.

De même, les organisations ont besoin d’un nouveau degré de sophistication pour se conformer aux lois sur la conservation et l’élimination des données. Le risque de litige, de découverte, d’enquête et d’audit exige une défense solide. Les enjeux sont élevés lorsqu’il est question de conformité. Vous ne pouvez pas vous contenter de faire semblant d’adopter les pratiques exemplaires en matière de conservation des documents; vous devez les mettre en œuvre et être en mesure de les justifier.

C’est pourquoi les organisations ont besoin d’un calendrier de conservation auquel elles peuvent se référer au cas où elles devraient justifier pourquoi un document a été (ou n’a pas été) détruit.

Selon une enquête menée par Access auprès de professionnels de la sécurité de l’information, de la conformité et de la protection de la vie privée dans 50 des entreprises les plus respectées ayant leur siège aux États-Unis, la conservation excessive (et non la destruction précoce) des informations est l’une des principales préoccupations.

Élaborer une analyse de rentabilité pour investir dans une solution de calendrier de conservation

Il faut énormément de temps, d’efforts et d’énergie pour comprendre les exigences auxquelles une organisation est soumise.

T’Don Marquis d’Access a fait remarquer, lors d’un récent webinaire sur les examens annuels du calendrier de conservation, que « la plupart de nos clients basés aux États-Unis sont assujettis à de 8 000 à 20 000 lois et règlements. Cela inclut la conservation des données, la protection de la vie privée, des délais de prescription et d’autres types d’exigences. Nos clients internationaux doivent faire le suivi de 30 000 réglementations ou plus, voire jusqu’à plus de 100 000 selon le nombre de pays dans lesquels ils exercent leurs activités. »

Le suivi manuel de ces exigences nécessite un énorme investissement de temps et d’argent.

Il est essentiel de trouver le moyen le plus efficace d’effectuer ces mises à jour. T’Don Marquis poursuit en disant : « Je ne sais pas pour vous, mais 30 000 de quoi que ce soit, ou même 20 000, c’est énorme. C’est difficile à suivre, surtout pour les nouveaux venus dans le secteur, ou même pour les experts qui travaillent peut-être seuls. »

C’est là que l’investissement dans une solution d’automatisation du calendrier de conservation, comme le logiciel Virgo d’Access, peut permettre à votre organisation d’économiser beaucoup de temps et de ressources.

Caractéristiques d’un logiciel efficace de planification de la conservation des documents permettant d’adhérer aux pratiques exemplaires de conservation des documents

Si vous cherchez à tirer parti d’une solution technologique qui vous permettra de créer, de maintenir ou de mettre à jour un calendrier de conservation, elle doit pouvoir remplir les fonctions suivantes :

• fournir une source unique de vérité pour la confidentialité et la conservation;
• permettre à votre organisation de se conformer à la pratique exemplaire de mise à jour annuelle;
• être juridiquement défendable en cas de découverte électronique, d’audits de politiques et de destruction justifiable;
• inventorier les informations qui nécessitent une protection;
• inclure les exigences en matière de protection de la vie privée;
• être indépendante du support sur lequel le document se trouve.

Conclusion

L’établissement d’un calendrier et le respect des pratiques exemplaires en matière de conservation des documents ne sont que le début. Maintenir la conformité, avec les changements constants, en est une autre.

Rien qu’aux États-Unis, la mise à jour d’un calendrier de conservation représente un travail considérable, car de nouvelles lois sont adoptées quotidiennement. S’agit-il d’une correction de coquille, d’une clarification ou d’un changement majeur? À partir d’une certaine échelle, il devient trop coûteux pour une équipe de suivre tous ces éléments.

Pour en savoir plus sur la révision annuelle du calendrier de conservation, regardez l’enregistrement à la demande Amélioration du calendrier de conservation :techniques pour améliorer la confidentialité, la conformité et l’efficacité.

Pour en savoir plus sur Virgo, notre solution juridique infonuagique qui éclaire vos politiques de confidentialité et de conservation en effectuant des recherches juridiques continuellement mises à jour dans plus de 220 territoires du monde entier, demandez une consultation de démonstration gratuite de 30 minutes avec nos experts dans les domaines de la confidentialité, de la politique et de la sécurité.