Comment passer d’une utilisation intensive du papier à une approche numérique : Partie 2 de 2
Dans le premier blogue de cette série en deux parties, nous avons rappelé qu’il n’existe pas d’approche unique pour aborder le processus de numérisation.
Lorsqu’on s’engage dans une transformation numérique, la réalité des budgets, des échéanciers, du statu quo, des tolérances au risque et d’autres variables font qu’il s’agit davantage d’une aventure à choisir soi-même que d’un ordre à suivre pas à pas.
La première partie présentait les trois premières étapes du processus de numérisation, y compris comment comprendre l’état actuel de votre programme de gestion de l’information dans l’optique de la numérisation et comment lancer un projet pilote.
Ce billet reprend là où la première partie s’est arrêtée et porte sur la manière de présenter votre dossier, de créer des liens avec les parties prenantes et de savoir où aller après l’exécution de votre projet initial. Nous vous recommandons de lire la première partie avant la présente pour bien comprendre le contexte et les trois premières étapes du processus de numérisation.
Votre carte pour réussir la numérisation se trouve dans un endroit inattendu : l’organigramme.
Voici pourquoi :
Tout d’abord, vous pouvez l’utiliser pour identifier les principaux acteurs qui devraient participer à votre projet, votre liste des personnes dont vous devez obtenir l’adhésion. Plus votre base de supporteurs s’élargit, plus vous avez de chances de réussir votre transformation numérique. Dans l’ensemble de l’organisation, l’adoption d’un nouveau processus se heurtera probablement à des réticences, car les gens résistent au changement, et les services sont souvent figés dans leurs habitudes.
Où se trouvent donc les obstacles au sein de l’organisation? Il peut s’agir de chefs de service, de vice-présidents ou d’utilisateurs finaux susceptibles de compromettre le projet.
Pour surmonter les difficultés liées à la mise en œuvre d’une stratégie de numérisation, il est important d’identifier les services qui ont les besoins les plus importants et qui sont les plus disposés à utiliser les nouvelles technologies.
Puisque vous avez déjà réalisé un projet pilote à ce stade, assurez-vous de partager haut et fort les données ou les résultats obtenus dans le cadre de ce projet.
Le succès de la phase de mise en œuvre d’une stratégie de numérisation dépend fortement des étapes précédentes.
Se contenter d’ajouter une technologie à un processus d’entreprise imparfait ne permettra pas d’obtenir les résultats souhaités, comme la réduction des coûts, l’amélioration de la productivité et le renforcement de la sécurité.
Au cours du processus de mise en œuvre, il est conseillé de passer par les trois étapes suivantes :
La communication est une composante majeure d’un processus de mise en œuvre réussi. Profitez des outils de communication interne à votre disposition, comme l’intranet, les médias sociaux, les bulletins d’information ou les dîners-conférences.
Concevoir une approche solide de la gestion du changement aidera à informer les utilisateurs sur « ce qu’ils ont à y gagner » et contribuera grandement à obtenir leur soutien et à établir des attentes réalistes.
Cette étape, associée à un programme de formation solide ainsi qu’à un soutien et à un encouragement continus, maximisera la réussite d’une transformation numérique.
Cherchez activement à obtenir la rétroaction des utilisateurs. Quelques questions précieuses à poser lors de la phase de mise en œuvre du processus de numérisation :
Répétez ensuite le processus et continuez à vous engager jusqu’à ce que vous soyez convaincu que le nouveau processus d’affaires a été adopté de façon optimale par l’ensemble de l’organisation.
Cette dernière étape vers une transformation numérique réussie exige de regarder au-delà du présent et d’envisager les éventuels besoins futurs de votre entreprise en matière de données.
Réfléchissez aux raisons qui ont motivé vos premiers pas dans le parcours de numérisation.
S’agissait-il d’une efficacité ou d’une productivité accrue, d’une sécurité des données renforcée, d’une réduction des risques, d’une meilleure conformité, d’une amélioration des résultats ou d’un avantage concurrentiel accru? Quelle que soit la motivation, elle était très probablement dictée par un besoin existant et actuel.
S’il est important de réfléchir à la manière dont votre organisation pourrait changer et évoluer à l’avenir, il est tout aussi précieux de comprendre comment les technologies et les plateformes de gestion documentaire progressent. La mise en œuvre d’un système évolutif permet à votre stratégie de passer au niveau supérieur et augmente encore le rendement du capital investi.
En prenant l’amélioration de l’accès comme exemple, souhaitez-vous numériser vos documents simplement pour en faciliter l’accès, ou aimeriez-vous à terme pouvoir profiter de l’un des avantages suivants?
Il est difficile d’affirmer que chacun de ces éléments ne procure pas à votre organisation un avantage concurrentiel en reconnaissant les données non structurées comme étant un atout.
Pour maximiser votre investissement, il est essentiel que le programme de transformation numérique élaboré aujourd’hui soit adaptable aux formats et aux plateformes d’information anticipés de demain. Il n’est pas inconcevable qu’une fois que l’extraction de données à partir de sources non structurées sera une pratique plus répandue, l’intérêt pour les documents papier et même les documents numériques puisse lentement être remplacé par des données pures en tant que source de vérité.
On se rendra alors compte que c’est le contenu et non le format qui importe le plus.
La manière dont ce contenu est accessible et exploité pour le plus grand bénéfice de votre organisation commence par l’élimination des contraintes traditionnelles, qu’elles soient réelles ou perçues.
La feuille de route de votre transformation numérique exige une combinaison correcte de décisions, de processus et de technologies à appliquer à chaque étape du cycle de vie des documents.
Pour un examen plus approfondi de la transition vers un processus axé sur le numérique, consultez notre livre électronique, Accélérer la numérisation pour répondre aux exigences actuelles du travail à distance.
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