Comment passer du papier aux documents numériques (partie 1 de 2)
Lorsqu’il s’agit de numériser des documents, il n’existe pas d’approche unique.
Chaque organisation est unique et se trouve à des stades différents de son parcours de numérisation. Le processus de passage du papier au numérique devrait être considéré moins comme un décret et plus comme une aventure à choisir soi-même.
Cette série de deux articles vous guidera tout au long des étapes nécessaires et des pratiques exemplaires pour aller de l’avant, où que vous en soyez dans votre parcours de conversion des documents papier en fichiers électroniques, afin de rendre la transition vers le numérique aussi transparente et facile que possible. Elle devrait également vous aider, vous et votre organisation, à vous préparer à répondre aux exigences en matière d’information ou à relever les défis qui pourraient se présenter.
Si vous commencez tout juste à monter un dossier pour passer du papier au numérique, connaître l’état actuel et le coût de votre système existant est toujours la meilleure façon de commencer.
Pour améliorer vos efforts de numérisation, vous devriez être en mesure de répondre à des questions spécifiques sur chaque partie du cycle de vie de l’information, des questions que nous décrirons dans les prochaines sections de cet article. Vous devriez commencer par comprendre les parties prenantes et les coûts associés à votre programme actuel de documents numériques, puis définir ce à quoi ressemblera le succès futur, spécifiquement pour votre organisation.
Dans le processus de numérisation, capturer un document signifie le faire passer du papier au numérique. Dans le cadre de cet article, nous nous concentrerons principalement sur les processus entourant la gestion d’un nouveau document papier généré par votre organisation. Essayez de répondre aux questions suivantes sur la capture :
Le coût de l’entreposage physique des dossiers peut être considérable, surtout si votre organisation ne respecte pas un calendrier strict de conservation des documents et n’en dispose pas à la fin de leur cycle de vie. Le calcul est simple : l’augmentation des besoins en matière d’entreposage entraîne celle des coûts annuels de l’entreposage. Essayez de répondre aux questions suivantes concernant l’entreposage :
L’accès aux documents physiques entraîne des coûts directs et indirects, notamment pour les demander, les récupérer et les retourner. En revanche, les fichiers numériques sont beaucoup plus faciles et rentables à partager avec les collègues et les clients, car ils permettent d’éviter la tâche laborieuse de l’impression, de l’emballage et de l’expédition de gros paquets de fichiers. Pour vous aider à déterminer la productivité qui pourrait être gagnée, essayez de répondre aux questions suivantes sur les besoins en matière d’accès à l’information dans votre organisation :
Il va sans dire que les documents physiques sont beaucoup plus difficiles à suivre que les documents numériques. Un document spécifique a-t-il été reçu, mis à jour ou retiré d’une boîte? Si oui, quand? Ce défi rend d’autant plus important d’avoir des documents vitaux dans des formats numériques pour fournir des métadonnées vérifiables. Vous devez être en mesure de répondre aux questions suivantes :
La destruction physique exige beaucoup de travail et des frais d’élimination, qu’elle soit effectuée en interne ou par un partenaire externe. Il est donc d’autant plus important d’avoir un bon programme de destruction physique. Le passage du papier au numérique peut créer des opportunités impressionnantes d’économies grâce aux activités de disposition, selon le volume. Essayez de répondre aux questions suivantes concernant votre programme de disposition :
Afin de passer du papier au numérique, il est important de bien comprendre l’ampleur nécessaire pour la transformation. La réalisation d’un projet pilote à petite échelle permettra de s’assurer que la voie à suivre est stratégique, gérable et alignée sur les objectifs de l’entreprise dans les délais que vous avez fixés pour votre organisation.
En commençant modestement, vous pouvez résoudre les problèmes mineurs et être mieux positionné pour présenter des possibilités de RCI prouvables ainsi que les avantages de la dématérialisation, comme l’économie d’espace physique, l’augmentation de la vitesse et l’amélioration de la productivité, de l’efficacité, des coûts et de la sécurité, avant de passer à l’échelle supérieure.
Vous devez garder ces quatre considérations à l’esprit lorsque vous élaborez une approche.
CONSEIL 1 : Au cours de votre essai, demandez à vos équipes de noter le temps qu’elles consacrent à la préparation du fichier pour la numérisation, notamment pour retirer les trombones et les agrafes, déplier le papier, le réassembler si nécessaire, etc. Ainsi, lorsque le moment sera venu de comparer le temps et les coûts internes aux coûts du fournisseur, vous obtiendrez une comparaison précise des coûts et du temps du personnel par rapport aux coûts et au temps du fournisseur.
CONSEIL 2 : Tenez compte des ressources en personnel nécessaires. Le travail de préparation, d’imagerie et d’indexation des documents numériques n’est pas le même que celui des processus d’archivage sur papier. Votre organisation dispose-t-elle actuellement d’un personnel possédant les compétences appropriées, ou devrez-vous envisager des coûts supplémentaires liés à la formation ou à l’embauche?
CONSEIL 3 : N’oubliez jamais l’importance de la gestion du changement au cours de votre projet pilote. La peur de perdre son emploi et l’incertitude liée au changement de rôle peuvent créer une forte résistance à votre projet. Saisissez l’occasion de faciliter la transition en apportant un soutien positif et une communication claire.
CONSEIL 4 : La qualité de l’image des fichiers numérisés est souvent assujettie à des règles strictes de conformité. Assurez-vous de connaître les normes minimales, et testez et enregistrez différents paramètres de numérisation pour vous assurer que vous répondez aux exigences de conformité et autres.
Si vous déterminez que l’externalisation est à privilégier, il est temps de discuter avec des partenaires potentiels en gestion de l’information. Malheureusement, il n’est pas toujours facile de comparer des pommes avec des pommes lorsque vous parlez à plusieurs fournisseurs. Chacun apportera au projet des avantages en matière de services et des approches uniques. Vos meilleures décisions seront éclairées par une communication claire et directe sur les services dont vous avez besoin et vos attentes en matière de service, basées sur cinq domaines clés :
COMPÉTENCE : Ont-ils une expérience de travail avec d’autres organisations comme la vôtre? Ont-ils de solides références de clients?
CAPACITÉ : Quel volume peuvent-ils gérer? Quelle est leur capacité maximale? À quelle vitesse peuvent-ils augmenter leur capacité?
CONFORMITÉ : À quoi ressemble leur processus de chaîne de possession? Comprennent-ils ce que cela sous-entend et peuvent-ils le démontrer?
TECHNIQUE : Quelles sont les capacités de leur équipement (couleur, ROC, surdimensionné, etc.)? Quelles sont les sources de données acceptées? S’intègrent-ils bien aux systèmes existants? Proposent-ils une technologie alimentée par l’IA pour optimiser l’automatisation de l’indexation?
COÛT : Offrent-ils la facturation numérique? Existe-t-il des rabais pour volume ou paiement anticipé? Proposent-ils des programmes prévisibles basés sur des abonnements, permettant de réaliser des économies au fil du temps? Y a-t-il des frais cachés ou des demandes de modification?
Est-ce que le passage au 100 % numérique est la bonne approche pour votre organisation?
La plupart des organisations trouveront qu’une approche progressive est préférable, car seule une petite partie de leurs documents est réellement active. C’est pourquoi il est si important de suivre le processus décrit ci-dessus pour comprendre où vous pouvez obtenir un rendement du capital investi optimal, rationaliser les processus, récolter les avantages de la dématérialisation et accroître l’efficacité sans affecter la qualité ni vous ruiner.
De plus, étant donné que de nombreux documents sont inactifs, il est judicieux de les conserver physiquement dans un modèle peu coûteux et de ne les numériser qu’à la demande.
Après tout, il n’y a aucune raison d’assumer les dépenses liées à la conversion de documents inactifs en documents numériques jusqu’à ce qu’ils soient nécessaires.
Pour en savoir plus sur les avantages du passage du papier au numérique, consultez notre livre électronique, Accélérer la numérisation pour répondre aux exigences actuelles du travail à distance.
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