Métadonnées et indexation : quelle est la différence, et pourquoi est-elle importante?

Le flot de données qui circule dans les organisations d’aujourd’hui rend pratiquement impossible pour les employés de trouver ce dont ils ont besoin sans l’aide de professionnels de la gestion de l’information. Vous pouvez fournir cette aide de manière proactive en gérant efficacement les métadonnées et l’indexation.

Si les termes « métadonnées » et « indexation » vous laissent perplexe, vous n’êtes pas seul. Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ne sont pas identiques. Dans ce billet, nous expliquerons en quoi ils diffèrent et se complètent, et comment vous pouvez les utiliser pour améliorer la conservation, la conformité et les capacités de recherche de votre organisation.

Métadonnées : codage des informations utiles

Les métadonnées sont des données sur les données. Elles comprennent généralement des champs comme le format du document, la date de sa création, ses auteurs, les règles d’accès et de conformité qui le régissent ainsi que son code de conservation. Vous pouvez également ajouter des balises de métadonnées personnalisées, comme le nom d’une entreprise pour un projet, par exemple.

En donnant un contexte aux documents, les métadonnées permettent d’automatiser les processus, y compris la destruction des documents aux dates prévues par la réglementation. Cette seule caractéristique le rend inestimable pour les professionnels de la gestion documentaire, notamment dans des domaines comme la finance ou la santé, où les informations sont assujetties à de multiples règles. Quel que soit le secteur d’activité, l’automatisation fournit la preuve de la conformité, ce qui accélère les audits.

En plus de faciliter la conformité réglementaire, les métadonnées peuvent vous aider à appliquer vos propres règles internes d’accès et de gouvernance, en automatisant les procédures commerciales comme le routage et les approbations. Les employés apprécient vraiment ces capacités, qui leur permettent de se concentrer sur des questions plus importantes et d’accomplir leur travail plus rapidement.

Indexation : faciliter la recherche d’informations

Les entreprises embauchent des personnes pour utiliser leurs compétences, mais beaucoup passent plutôt des heures à trier et à filtrer des données. Selon une étude de Gartner, 47 % des travailleurs numériques ont du mal à trouver les informations dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

C’est là que l’indexation entre en jeu. Elle utilise les métadonnées pour vous aider à organiser l’information de manière à la faire correspondre aux flux de travail, permettant ainsi aux gens de trouver ce dont ils ont besoin en utilisant des termes de recherche qui ont du sens pour eux.

Par exemple, l’indexation des documents financiers par date ou par identifiant de transaction aide les comptables à accélérer les rapprochements. L’indexation par noms et numéros d’identification des employés aide les professionnels des ressources humaines à localiser les dossiers. L’indexation des données sur les ventes et des demandes de renseignements des clients permet aux représentants du service de fournir une aide personnalisée instantanée. Il s’agit là d’exemples simples, mais les employés peuvent également effectuer des recherches plus avancées, en filtrant les résultats en fonction de plusieurs champs indexés.

En bref, l’indexation réduit le temps que les employés consacrent à la recherche d’informations et augmente le temps qu’ils consacrent à la résolution des problèmes de l’entreprise et à l’amélioration des services. Elle garantit également la normalisation et la cohérence de la classification des documents, ce qui permet aux équipes de partager et de collaborer plus facilement.

Pourquoi elles sont plus fortes ensemble

Les métadonnées et l’indexation ont des fonctions différentes, mais elles travaillent ensemble afin de créer une plateforme robuste pour la gestion et la recherche d’informations. Sans indexation, les métadonnées seraient trop accablantes pour être utiles. Et sans métadonnées, l’indexation ne fonctionnerait pas très bien.

C’est un peu comme un système de bibliothèque, avec des métadonnées spécifiant le titre, l’auteur et le genre d’un livre, et l’indexation indiquant l’étagère où trouver le livre.

Il est important de comprendre la différence entre les métadonnées et l’indexation pour concevoir un système efficace d’organisation et d’accès à l’information. Par exemple, vous devez intégrer les codes de conservation directement dans les métadonnées plutôt que de les indexer, car ils ne sont généralement pas utilisés dans les recherches. Pour améliorer la recherche, vous devez examiner en profondeur les flux de travail des employés, en notant pour votre index les types d’informations que les équipes recueillent et les termes qu’elles utilisent pour les décrire.

En plus de faciliter les flux de travail, les métadonnées et l’indexation aident à la migration et à la fusion des données. Les métadonnées garantissent que les informations se trouvent au bon endroit. L’indexation rend les informations plus faciles à trouver lors de la migration, ce qui vous permet de vous assurer que rien n’est laissé pour compte. Après la migration, les métadonnées (si vous les avez gérées correctement) contiennent des attributs utiles tant pour les nouveaux utilisateurs que pour les utilisateurs existants, et l’indexation aide tout le monde à trouver rapidement ce dont ils ont besoin et à repartir du bon pied.

Pratiques exemplaires : les bonnes et les mauvaises pratiques en matière de métadonnées et d’indexation

Voici quelques suggestions pour vous aider à maximiser l’efficacité de votre gestion des métadonnées et de l’indexation :

• À faire : Élaborer des schémas de métadonnées et d’indexation qui reflètent les flux de travail de l’entreprise. Ne vous contentez pas de faire des suppositions, interrogez les employés sur les types d’informations qu’ils recherchent et sur la manière dont ils les décrivent.
• À faire : Standardiser les champs de métadonnées.
• À faire : Créer des taxonomies de métadonnées pour la gouvernance, pas seulement pour la recherche.
• À faire : Collaborer avec les équipes des TI et juridiques pour harmoniser les métadonnées avec la conformité.
• À ne pas faire : Sous-utiliser les métadonnées. Négliger le marquage des données vous empêche d’automatiser les processus de conformité et de conservation ainsi que les flux de travail de l’entreprise.
• À ne pas faire : Surindexer. La création d’un trop grand nombre de champs d’index peut frustrer les utilisateurs et ralentir l’adoption du système.

À faire : Réviser régulièrement les métadonnées et les stratégies d’indexation, surtout avant une mise à niveau du système, une migration ou une fusion.

La clé du succès des métadonnées et de l’indexation

N’oubliez pas que vous devez utiliser à la fois les métadonnées et l’indexation pour mettre en place un système efficace d’organisation et de recherche d’informations, et qu’il est essentiel de comprendre la différence entre les deux. La façon dont vous gérez ces processus aura un impact sur la productivité, la conformité, l’audit et la sécurité dans l’ensemble de l’organisation. En cas de doute ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas
à contacter des partenaires expérimentés qui pourront vous guider.

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques et techniques, téléchargez nos livres électroniques sur les métadonnées et l’indexation :

Le rôle des métadonnées dans le cycle de vie de l’information

Améliorer l’accessibilité des documents grâce à des stratégies d’indexation efficaces
et à des méthodes de classification des documents