À une époque où les données sont menacées de perte et d’inaccessibilité, les organisations de toutes tailles sont confrontées au défi de gérer, d’organiser et de faciliter l’accès à un grand volume et à une grande variété d’informations.
La prévalence croissante du contenu d’origine numérique, y compris les courriels, les médias sociaux, les messages texte et les communications internes, complique le stockage des fichiers et l’accès à ceux-ci en cas de besoin. De plus, l’afflux de documents physiques nécessite une gestion complète tout au long de leur cycle de vie, de la numérisation et de l’indexation à l’entreposage. Si tous les documents papier ne sont pas indispensables aux activités quotidiennes, leur conservation peut être nécessaire pour se conformer à des exigences légales ou à d’autres spécifications réglementaires. C’est là que l’archivage numérique devient de plus en plus crucial pour les organisations.
Lisez la suite pour explorer l’importance de l’archivage numérique et comment les organisations l’adoptent pour favoriser l’accessibilité, la conformité et la préservation.
Dans le paysage numérique actuel, où l’information est vulnérable à la perte ou à l’inaccessibilité, un archivage efficace devient crucial pour garantir l’intégrité et l’accessibilité des données. De plus, compte tenu de l’importance croissante accordée à la sécurité et à la conformité, les organisations doivent maintenir un inventaire complet des données. Cela signifie qu’ils doivent savoir quels documents ils possèdent, où ils se trouvent, quel est leur format et s’il existe des doublons. Grâce à l’archivage numérique, les entreprises savent que les fichiers essentiels sont préservés et peuvent être récupérés à tout moment.
Voici quelques-uns des principaux avantages de l’archivage numérique :
L’archivage est devenu de plus en plus important avec le volume de contenu numérique qui continue de croître de manière exponentielle, créant d’innombrables fichiers qui doivent être organisés, stockés et retrouvés immédiatement. Qu’il s’agisse de musées, d’entreprises internationales ou d’organismes gouvernementaux, l’archivage numérique est utilisé dans divers secteurs et est motivé par différents facteurs, notamment la lutte contre les menaces à la sécurité, la garantie de l’accessibilité mondiale des documents ou des objets, l’amélioration de l’efficacité opérationnelle et bien d’autres encore.
Grâce à l’archivage numérique, vous pouvez désormais visiter certains des meilleurs musées du monde depuis votre domicile.
Du Louvre au British Museum, les musées du monde entier adoptent des pratiques d’archivage numérique pour protéger les objets contre le vol et la perte potentielle, tout en facilitant leur consultation en ligne.
Après avoir perdu plus de 1 500 objets d’art à la suite d’un vol, le British Museum a annoncé son intention de numériser l’ensemble de sa collection permanente, qui compte plus de huit millions d’articles. Le projet nécessitera la documentation et le téléversement de plus de 2,4 millions de dossiers et prendra plus de cinq ans. Le Louvre a également numérisé 482 000 œuvres d’art dans la base de données de ses collections.
Les grandes organisations utilisent l’archivage numérique pour améliorer l’efficacité et la collaboration en veillant à ce que le contenu soit facilement accessible dans l’ensemble de l’organisation tout en préservant son historique.
Par exemple, Coca-Cola est devenue la première entreprise non médiatique à tirer parti de l’archivage numérique pour créer une ressource puissante permettant de gérer un siècle d’icônes de marketing et de publicité d’entreprise. Cette bibliothèque de ressources permet aux employés d’accéder facilement au matériel pour des projets futurs et de faire revivre les icônes nostalgiques du marketing de Coca-Cola.
Les organisations de soins de santé ont un volume important de documents à gérer et un besoin urgent de solutions intégrées permettant un accès sécurisé aux documents physiques et numériques archivés.
Dans le domaine de la santé, les services d’archivage numérique (récemment acquis par Access) améliorent l’efficacité, la sécurité et l’accessibilité des dossiers des patients, permettant aux organisations de fournir des soins de meilleure qualité tout en réduisant les coûts opérationnels et en atténuant les risques.
Les organismes gouvernementaux utilisent l’archivage numérique pour renforcer la démocratie nationale grâce à l’accès public à des documents gouvernementaux de
grande valeur.
Les archives de la National Archives and Records Administration (NARA) contiennent plus de 12 milliards de pages de documents uniques. La stratégie de numérisation de l’organisme est axée sur l’accessibilité et sur l’accès du public aux documents d’archives les plus importants du gouvernement fédéral. De plus, elle encourage le secteur privé et d’autres entités à réutiliser son contenu numérique de manière nouvelle et créative.
Avec l’abondance de contenu généré au sein des organisations aujourd’hui – à la fois numérique et papier – se pose la question de savoir comment conserver et gérer correctement les données afin d’optimiser l’efficacité, la collaboration, l’accessibilité et la conformité dans l’ensemble de l’organisation.
Avec les progrès technologiques et la demande croissante de contenu numérique,
les organisations doivent disposer d’un processus de gestion des documents qui inclut l’archivage numérique. L’archivage numérique permet aux entreprises, quelle que soit
leur taille, d’organiser et de conserver leur contenu numérique à long terme. Et, ce qui
est peut-être le plus important, il permet une accessibilité généralisée et répond aux préoccupations en matière de sécurité, notamment les problèmes de non-conformité,
le vol et les atteintes à la protection des données.
Pour en savoir plus sur l’importance de l’archivage et sa relation avec la gestion des documents et la conservation des données, regardez notre webinaire, Préserver le passé, gérer le présent et planifier l’avenir : une discussion sur l’archivage, les documents et les données.
Ce webinaire est une discussion sur les différences et les chevauchements entre les archivistes, les gestionnaires de documents et les professionnels des données, ainsi que sur l’importance de l’archivage et sa relation avec la gestion des documents et la conservation des données.
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