Gestionnaire de documents et archiviste : quelle est la différence?
Si vous vous demandez ce que fait un archiviste, selon l’Université de Maryville,
un archiviste « détermine la valeur de chaque [document], utilise un système pour documenter son arrivée à l’établissement et détermine la meilleure façon d’organiser
le document au sein de l’établissement ».
Cela ressemble beaucoup à un rôle de gestionnaire de documents, n’est-ce pas?
En quelque sorte.
Lisez la suite pour découvrir les principales ressemblances et différences entre ces
deux rôles.
L’une des principales différences entre un archiviste et un gestionnaire de documents concerne la portée des documents qu’ils gèrent. Un gestionnaire de documents est responsable de la gestion des documents uniquement pour une organisation. Cela comprend la tenue des dossiers de l’organisation, comme les documents financiers, les dossiers des employés et d’autres dossiers commerciaux nécessaires à la conduite des affaires.
Les archivistes, quant à eux, ont un champ d’action beaucoup plus large. Selon l’organisation dont ils font partie, qu’il s’agisse d’un musée ou d’une entité gouvernementale, ils peuvent préserver et protéger un groupe extrêmement large de matériel historique considéré comme des archives. Bien que ces documents ne soient pas nécessairement destinés à aider l’organisation à fonctionner, ils contiennent des informations et des connaissances importantes qui ont une valeur historique à long terme.
Les professionnels de la gestion des documents et de l’information doivent respecter un calendrier de conservation des documents solide et défendable. Cela garantit qu’ils conservent les documents aussi longtemps que nécessaire, et pas plus. Une fois que les documents ont atteint la fin de leur cycle de vie, ils doivent faire l’objet d’une disposition.
Dans de nombreux cas, la disposition signifie la destruction. Mais dans certains cas, comme lorsqu’un document ou un enregistrement a une valeur historique, la disposition fait référence au transfert de la propriété aux archives concernées en vue de sa gestion par un archiviste. Si un document est envoyé aux archives, la période de conservation est indéfinie, et il devrait y être conservé de manière définitive.
Bien qu’il puisse sembler qu’ils travaillent avec des types de gestion de documents complètement différents, les gestionnaires de documents et les archivistes entretiennent une relation symbiotique qui se manifeste par leurs similitudes. Par exemple, les deux groupes suivent leur propre version du cycle de vie de l’information afin de pouvoir ingérer, comprendre, puis stocker l’information jusqu’à ce qu’elle doive être récupérée.
De même, tous deux veillent à ce que ces documents soient faciles à rechercher et à retrouver. Qu’il s’agisse de documents ou de matériel d’archives, s’il est impossible de les récupérer, personne n’en profite. C’est pourquoi il est important que les métadonnées pertinentes soient toujours jointes aux documents, car elles facilitent la recherche de ces documents.
Si vous avez un arriéré de documents hérités sans métadonnées, envisagez d’investir dans un système de gestion des documents automatisé et alimenté par l’IA pour vous aider à identifier et à classer les métadonnées à grande échelle.
Enfin, les deux groupes veillent à protéger les documents dont ils sont responsables contre le vol, l’altération et la détérioration. Dans le cas des gestionnaires de documents, chacun de ces événements peut nuire à la réputation de l’organisation ou entraîner des amendes. Les archivistes, quant à eux, ont pour mission de veiller à ce que les informations historiques pertinentes soient disponibles à l’avenir, et font donc preuve de la même diligence sur ce point.
Divers groupes d’archivistes, comme la Society of American Archivists (SAA), le Council of State Archivists (COSA) et des centaines de dépôts individuels travaillent sans relâche pour mettre les documents historiques à la disposition du public.
Pour en savoir plus sur la manière de stocker vos archives, consultez la page des
solutions d’entreposage hors site d’Access.
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