Pourquoi l’entreposage hors site est le héros méconnu des plans de reprise après sinistre

Les catastrophes, qu’elles soient naturelles, cybernétiques ou humaines, surviennent au moment où l’on s’y attend le moins. Selon la Federal Emergency Management Agency (FEMA), 40 % des petites et moyennes entreprises ne rouvrent jamais après une catastrophe naturelle, et 25 % rouvrent mais finissent par faire faillite dans l’année qui suit. Ces données montrent qu’un plan complet de reprise après sinistre, comprenant l’entreposage des documents hors site, est un élément essentiel de la réussite future d’une organisation. Bien que la plupart des informations créées et stockées aujourd’hui soient numériques, les dossiers physiques jouent toujours un rôle clé dans les activités de l’entreprise et doivent être protégés contre toute perte potentielle. Le transfert de ces fichiers vers des emplacements hors site sécurisés permet de préserver la continuité des activités en cas de sinistre.

Lisez la suite pour savoir pourquoi l’entreposage des documents hors site doit être à la base de toute stratégie efficace de reprise après sinistre et quels sont les facteurs clés à prendre en compte lors du transfert des documents hors site.

Les risques liés à la conservation de tous les documents sur place

« Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier. » Autrement dit, ne conservez pas tous vos dossiers importants au même endroit. Lorsque vous entreposez vos documents sur place, vous rendez votre organisation vulnérable à un point de défaillance unique. Si l’impensable se produit et qu’une catastrophe ou une menace frappe le site principal de votre organisation, le risque de perte de données et d’interruption des activités est considérablement accru. En déplaçant vos dossiers hors site, vous pouvez vous assurer qu’en cas de circonstances imprévues, comme les incendies, les inondations, les ouragans, les tornades, les tremblements de terre ou le vandalisme, les données et les documents essentiels sont en sécurité et peuvent être rapidement récupérés. L’objectif est que votre entreprise puisse continuer à fonctionner avec un minimum de perturbations à la suite d’un événement.

Comment l’entreposage hors site renforce la reprise après sinistre

Le transfert des documents vers un centre d’entreposage hors site présente de nombreux avantages pour la reprise après sinistre :

• Protection physique : La plupart des installations commerciales principales ne sont pas construites pour résister à des catastrophes naturelles graves, comme les ouragans, les tremblements de terre ou les inondations. En déplaçant vos fichiers critiques vers des installations d’entreposage sécurisées hors site, vous vous assurez que tous les fichiers sensibles seront protégés en cas de menace ou de catastrophe au bureau central.
• Contrôle climatique : Les centres d’entreposage hors site proposent des systèmes qui régulent la température et l’humidité, ce qui aide à prévenir les dommages aux documents sensibles. Travailler avec un service de gestion des documents qui propose un entreposage souterrain des documents, comme des chambres fortes en calcaire avec extinction des incendies, ajoute une couche supplémentaire de sécurité pour les articles irremplaçables. Ces installations sont situées à des centaines de pieds sous terre et sont conçues pour résister à tout ce que le monde peut leur imposer.
• Contrôle d’accès : Les installations d’entreposage hors site suivent des protocoles stricts, notamment l’utilisation de caméras de surveillance, le filtrage des visiteurs et le verrouillage des portes. Elles offrent une protection 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et garantissent que seul le personnel autorisé a accès.
• Accessibilité : Vous pouvez penser que si vos documents sont déplacés hors site, vous ne pourrez pas les récupérer aussi rapidement. Cependant, en vous associant à un fournisseur d’entreposage hors site réputé qui propose la livraison numérique de dossiers physiques, vous pouvez vous assurer qu’il est facile de récupérer les documents rapidement sur demande. Ce processus de récupération transparent signifie que votre entreprise peut poursuivre ses activités même si le site principal est compromis.

Principales caractéristiques d’une stratégie efficace d’entreposage hors site

Une stratégie d’entreposage hors site bien pensée est essentielle pour garantir la continuité, la sécurité et l’accessibilité des informations critiques de l’entreprise en cas de sinistre. Voici quelques-unes des principales caractéristiques à prendre en compte :

• Emplacement : Choisissez une installation d’entreposage dans une zone géographique qui minimise le risque de catastrophes régionales, afin que
  les sites principal et de secours ne soient pas affectés.
• Mesures de sécurité : Assurez-vous que l’installation d’entreposage soit hautement sécurisée et équipée de systèmes d’extinction des incendies, de protocoles d’accès restreint, de caméras de surveillance et de contrôles environnementaux.
• Catégorisation et récupération : Mettez en place un système fiable d’indexation et de catégorisation des documents pour permettre une récupération rapide et efficace en cas de besoin.
• Accès : Définissez clairement qui a accès à quelles informations et où ces informations sont entreposées afin de préserver la confidentialité et la conformité des données.

Conclusion

L’entreposage hors site n’est pas seulement une bonne pratique; c’est un élément essentiel de la reprise après sinistre et de la continuité des activités. Pour vous assurer que votre organisation est prête, évaluez vos plans d’entreposage et de récupération actuels, et définissez les domaines qui nécessitent une attention particulière. Un partenariat avec un service professionnel de gestion des documents peut renforcer la résilience de votre organisation, rationaliser l’accès aux documents et protéger votre entreprise en cas de sinistre. Contactez-nous dès aujourd’hui pour trouver l’option d’entreposage hors site la mieux adaptée à vos besoins.

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Centre de ressources relatives aux PCA